How to Stand Out in Sales: Write Call-Prep Notes Your AE Will Love

How to Stand Out in Sales: Write Call-Prep Notes Your AE Will Love

Как выделиться в продажах: пишите заметки для подготовки к звонку, которые понравятся вашему AE

The SDR to AE handoff process is crucial. Crafting effective call prep notes is one of the best ways to make this process smooth for all parties. Here's a template and a few tips to find deal note success.

Процесс передачи от SDR к AE критически важен. Составление эффективных заметок к звонку — один из лучших способов сделать этот процесс гладким для всех сторон. Вот шаблон и несколько советов, как добиться успеха в работе с заметками по сделке.

If you’re a sales development representative, your job is to source qualified pipeline.

Если вы sales development representative, ваша задача — генерировать квалифицированный pipeline.

Providing your account executive with ideal customer profile (ICP) prospects and killer call-prep notes massively increases the odds of meeting your pipeline goals.

Обеспечение вашего account executive проспектами из ICP (ideal customer profile) и убойными заметками для подготовки к звонку существенно повышает шансы выполнить план по pipeline.

I’ve spent a lot of time refining my note-taking process to make it scalable, efficient, and valuable. I’m going to break it all down for you.

Я потратила много времени на отладку процесса ведения заметок, чтобы он был масштабируемым, эффективным и ценным. Сейчас я разложу всё по полочкам.

But First, the Receipts

Но сначала — пруфы

Before we go any further, why should you listen to me? Here’s some feedback I received during my SDR days from a former AE and chief revenue officer (CRO) about my prospecting and opportunity notes:

Прежде чем двигаться дальше — почему вообще стоит меня слушать? Вот несколько отзывов, которые я получила во время работы SDR от бывшего AE и chief revenue officer (CRO) о моих заметках по проспектингу и возможностям:

The best part: there’s nothing difficult or time-consuming in my process. I’ve just systematized it to the point where consistent quality results are the only outcome.

Самое приятное: в моём процессе нет ничего сложного или времязатратного. Я просто систематизировала его настолько, что стабильно качественный результат — единственный возможный исход.

The High-Level Overview

Общий обзор

Начните с шаблонов заметок для проспектинга и pre-call заметок (украдите их здесь — берите всё, что релевантно вашему ICP/процессу продаж, остальное выбрасывайте). Используйте инструмент для заметок, который синхронизируется с вашей CRM и отправляет заметки вашему AE (я использую Scratchpad). Когда работаете с новым аккаунтом, поставьте таймер на 10-15 минут, найдите как можно больше релевантной информации и заполните соответствующие поля. Когда готовитесь к встрече, забронированной с этим аккаунтом, повторите тот же процесс с pre-call шаблоном.

Here’s why this approach works:

Вот почему этот подход работает:

With this process, you build a hypothesis of:

С этим процессом вы выстраиваете гипотезу о:

Почему вы обращаетесь именно к этим проспектам (какую потребность мы можем закрыть). Почему они согласились на встречу с вами (когда они согласились).

The result: Your outreach is targeted and relevant to their pains, and their discovery is focused on digging deeper into that rather than gathering surface-level info.

Результат: ваш аутрич становится таргетированным и релевантным их болям, а их discovery сфокусирован на углублении в эти боли, а не на сборе поверхностной информации.

Template Breakdown

Разбор шаблона

This is how I approach each of the fields in my notes template. Whenever I’m adding something or looking for information, I always try to think about how that bit of info could provide leverage or valuable context for the AE in their calls. (The same principle applies if you’re a full-cycle AE sourcing your own deals).

Вот как я подхожу к каждому полю в своём шаблоне заметок. Когда я что-то добавляю или ищу информацию, я всегда думаю, какой кусочек инфы может дать AE рычаг или ценный контекст в его звонках. (Тот же принцип работает, если вы full-cycle AE и сами генерируете свои сделки.)

Bonus: if you move into an AE role in the future, you’ll already be well versed in identifying pain and finding relevant solutions.

Бонус: если в будущем вы перейдёте на роль AE, вы уже будете хорошо разбираться в выявлении боли и поиске релевантных решений.

Prospecting Notes

Заметки по проспектингу

Hypothesis: What problem do you think your prospect has that you can solve? I generally write this one last. I combine everything I’ve learned from my account research to create this.

Гипотеза: какая проблема, по вашему мнению, есть у проспекта, и которую вы можете решить? Это поле я обычно пишу последним. Я объединяю всё, что узнала из исследования аккаунта, чтобы её сформулировать.

Relevancy/Reason for outreach: (Observation + Insight/Problem)

Релевантность/причина аутрича: (наблюдение + инсайт/проблема)

Why are you reaching out in the first place? What are you observing about this account that makes you think they’ll be a good fit for the problems you solve?

Почему вы вообще обращаетесь? Что вы заметили в этом аккаунте, что заставляет вас думать, что они хорошо подойдут под проблемы, которые вы решаете?

This is critical to know when you’re doing outreach. Creating compelling messaging will be difficult if you don’t have a solid reason for reaching out.

Это критически важно понимать, когда вы делаете аутрич. Создать убедительное сообщение будет сложно, если у вас нет внятной причины обращаться.

About the company: When was the company founded? What does it do (one to two high-level sentences), how many employees are there, where is it based, and who are some notable customers? A quick Google search gives you this info. (Or try Lavender’s Personalization Assistant to bring it all into your inbox.)

О компании: когда основана компания? Чем занимается (одно-два общих предложения), сколько сотрудников, где базируется и кто из заметных клиентов? Быстрый поиск в Google даёт вам эту информацию. (Или попробуйте Lavender's Personalization Assistant, чтобы получить всё это прямо во входящих.)

Names of key contacts: Include key leadership/buyer personas in the department you’re selling into. I hyperlink their LinkedIn pages.

Имена ключевых контактов: включайте ключевых лиц из руководства/портретов покупателей в отделе, которому вы продаёте. Я гиперссылаю их страницы в LinkedIn.

For example, if you’re selling to sales leaders, include a few VP of Sales, Sales Ops, CRO, CEO, etc. It’s helpful to have these names on hand for next step progressions.

Например, если вы продаёте sales-лидерам, включите нескольких VP of Sales, Sales Ops, CRO, CEO и т. д. Полезно иметь эти имена под рукой для дальнейших шагов.

Hiring: Check out their website to see if they’re hiring. What job roles are open, and are any for the department you’re selling into?

Найм: загляните на их сайт, чтобы увидеть, нанимают ли они. Какие позиции открыты, есть ли среди них вакансии в отдел, которому вы продаёте?

Bonus: Read some of the open job descriptions to find out more about any pains they’re currently experiencing.

Бонус: прочитайте несколько открытых описаний вакансий, чтобы больше узнать о болях, которые они сейчас испытывают.

For example, suppose you sell a tool that helps with pipeline forecasting, and they have open AE roles that mention the importance of accurate forecasting and CRM hygiene. In that case, that’s relevant to your outreach messaging.

Например, предположим, вы продаёте инструмент, который помогает с прогнозированием pipeline, а у них открыты вакансии AE, в которых подчёркивается важность точного прогнозирования и гигиены CRM. В этом случае это релевантно для вашего сообщения в аутриче.

G2/Glassdoor: Visit popular review sites — what is your target company’s quota attainment like? What do reviews say about culture? What are their customers saying about their offerings?

G2/Glassdoor: посетите популярные сайты с отзывами — как у вашей целевой компании с выполнением плана? Что говорят отзывы о культуре? Что клиенты говорят об их продуктах?

One of these data points will likely be more relevant than the rest, depending on the problems you’re solving, but it’s helpful to have a general pulse check.

Один из этих данных, скорее всего, окажется более релевантным, чем остальные, в зависимости от проблем, которые вы решаете, но полезно иметь общий пульс.

First degree connections: Is there anyone in your network at this organization? (Check on LinkedIn).

Контакты первого уровня: есть ли в вашей сети кто-то из этой организации? (Проверьте в LinkedIn.)

Inside intel: Perhaps you spoke with an individual contributor at this account and found some useful intel — add it to the notes.

Инсайды: возможно, вы общались с рядовым сотрудником этого аккаунта и узнали полезную информацию — добавьте её в заметки.

Funding: When was their last funding round? What were they raising the money for? (Use websites like Crunchbase to find this information.)

Финансирование: когда был последний раунд? На что они привлекали деньги? (Используйте сайты вроде Crunchbase, чтобы найти эту информацию.)

Pro tip: Find the fundraising article, throw the URL into ChatGPT (or copy and paste the article), and ask it to summarize the main business objectives of the round.

Pro tip: найдите статью о привлечении инвестиций, закиньте URL в ChatGPT (или скопируйте и вставьте текст статьи) и попросите суммировать основные бизнес-цели раунда.

Earnings calls: For publicly traded companies, same tip as above. Find a call transcript, throw it in ChatGPT, and ask for the primary business focus and challenges. Here’s a prompt I've found success with.

Earnings calls: для публичных компаний — тот же приём. Найдите транскрипт колла, закиньте в ChatGPT и попросите выделить основной бизнес-фокус и вызовы. Вот промпт, который у меня хорошо работает.

Insights: LinkedIn → company page → Insights tab. This will show you headcount trends by department, key hires, job openings, etc.

Insights: LinkedIn → страница компании → вкладка Insights. Здесь вы увидите динамику численности по отделам, ключевые наймы, открытые вакансии и т. д.

Recent key hires: From the insights tab, link any recent leadership hires in relevant departments (this can also help indicate current company priorities).

Недавние ключевые наймы: из вкладки insights — добавьте ссылки на любые недавние наймы руководителей в релевантных отделах (это также может указывать на текущие приоритеты компании).

Email/Call interactions: Are there any past interactions with the org in your sales engagement platform? Link them in this field and summarize any key insights.

Email/звонки: были ли в вашей sales engagement платформе какие-то прошлые взаимодействия с организацией? Дайте ссылки в этом поле и суммируйте ключевые инсайты.

Relevant screenshots: Think about including: ads, news articles, important email responses, etc.

Релевантные скриншоты: подумайте о том, чтобы добавить: рекламу, новостные статьи, важные ответы по email и т. д.

Pre-call Notes:

Pre-call заметки:

Now for the fun part: using all of the learnings from your prospecting process to arm your AE for a killer call. Good news, most of these fields in this template are the same, so you’ve already done a lot of the hard work. There are a few key additional ones though, and here’s how I’d use them:

Теперь самое интересное: использовать всё, что вы узнали в процессе проспектинга, чтобы вооружить вашего AE для убойного звонка. Хорошая новость — большинство полей в этом шаблоне те же, так что вы уже сделали много тяжёлой работы. Но есть несколько важных дополнительных полей, и вот как я бы их использовала:

Meeting with: Who is on the call? How long have they been at the org? What are they in charge of? Have they shared any relevant LinkedIn posts about this particular pain? Add any relevant info here.

Встреча с: кто будет на звонке? Как долго они работают в организации? За что они отвечают? Делились ли они какими-то релевантными постами в LinkedIn про эту конкретную боль? Добавьте сюда любую релевантную информацию.

Reason for Meeting: Why did they take the call? Link any relevant emails, calls, and LinkedIn interactions in this field (depending on how the meeting was booked).

Причина встречи: почему они согласились на звонок? Дайте ссылки на все релевантные email, звонки и взаимодействия в LinkedIn в этом поле (в зависимости от того, как была забронирована встреча).

Include any information you think is relevant to the conversation, and tweak the contents of those notes with anything new you learned from booking this meeting.

Включите любую информацию, которая, по вашему мнению, релевантна разговору, и подправьте содержимое этих заметок всем новым, что вы узнали при бронировании встречи.

If you are selling a particularly complex tool, narrow in on the specific use case on which the call will focus.

Если вы продаёте особенно сложный инструмент, сузьте до конкретного use case, на котором будет сфокусирован звонок.

And that’s it!

И всё!

I created this process as an SDR, and it never failed me. Now that I’m an AE, this habit of finding true relevance in my deal cycles has been incredibly helpful. I’ve also been able to see first-hand the difference it makes to jump into a demo with a deep understanding of your prospect. SDRs, this is truly a place to stand out. Your AE will thank you. 🙂

Я создала этот процесс, ещё будучи SDR, и он меня ни разу не подвёл. Теперь, когда я AE, привычка находить настоящую релевантность в моих циклах сделок оказалась невероятно полезной. Я также смогла лично увидеть, какую разницу делает заход в демо с глубоким пониманием своего проспекта. SDR, это действительно то место, где можно выделиться. Ваш AE скажет вам спасибо. 🙂

Tl;dr: Steal the notes templates here, make them your own, add time constraints for your research, and add it to your sales process. Then, go profit.

Tl;dr: украдите шаблоны заметок здесь, сделайте их своими, добавьте временные ограничения на исследование и встройте в свой процесс продаж. А дальше — профит.

About the Author

Об авторе

Sydney previously worked in strategic SDR and Product Marketing roles, and is currently an AE at Deel. She co-hosts the Happily Ambitious podcast and is a recurring guest host on Sell Better Daily Shows.

Sydney ранее работала на стратегических ролях SDR и Product Marketing, а сейчас работает AE в Deel. Она ко-хост подкаста Happily Ambitious и постоянный приглашённый ведущий Sell Better Daily Shows.