Context Switching Kills Productivity. Here's How to Beat It. | Justin Welsh

Context Switching Kills Productivity. Here's How to Beat It.

Context Switching убивает продуктивность. Вот как с ним справиться.

Bold text

Жирный текст

Link text

Текст ссылки

Normal Test

Обычный тест

Today's issue is sponsored by Testimonial.to. Get more testimonials from happy customers and use them to promote your business, with Testimonial.to

Сегодняшний выпуск спонсирован Testimonial.to. Получайте больше отзывов от довольных клиентов и используйте их для продвижения бизнеса вместе с Testimonial.to

And also by Morning Brew. Find out why over 4 million people (including me!) read Morning Brew ––the free daily newsletter that covers everything from Wall Street to Silicon Valley. Sign up today.

А также Morning Brew. Узнайте, почему более 4 миллионов человек (включая меня!) читают Morning Brew — бесплатную ежедневную рассылку, охватывающую всё от Уолл-стрит до Кремниевой долины. Подписывайтесь сегодня.

Have you ever gone to check your email for a minute, and found yourself distracted?

Бывало ли так, что вы заглянули в почту на минуту — и неожиданно отвлеклись?

You look up and suddenly 30, 45, or even 60 minutes have flown by?

Поднимаете глаза, а пролетело 30, 45 или даже 60 минут?

That’s the danger of something called "Context Switching", which is our tendency to switch from one unrelated task to another.

В этом и опасность так называемого Context Switching — нашей привычки переключаться с одной не связанной задачи на другую.

Context Switching is Killing Your Productivity.

Context Switching убивает вашу продуктивность.

Let’s take our email example from above. If you’re anything like me, here’s what actually happens:

Возьмём пример с почтой выше. Если вы хоть немного похожи на меня, на деле всё происходит так:

Открываете почту и начинаете читать новое письмо (3 минуты)Думаете, что хотите ответить (5 минут)Понимаете, что нужна информация в другой программе, и логинитесь туда (5 минут)Копируете/вставляете данные и начинаете писать ответ (10 минут)Перечитываете письмо, правите его и наконец отправляете (10 минут)Заодно решаете заглянуть в соцсети (10 минут)Пытаетесь вернуться в творческую «зону гения» (15 минут)

A quick check of your email has turned into a 58-minute distraction.

Быстрая проверка почты превратилась в 58-минутное отвлечение.

Not good.

Так себе расклад.

I eliminate this costly blunder by working with a Virtual Assistant (VA).

Я устраняю эту дорогостоящую ошибку, работая с виртуальным ассистентом (VA).

Here's how we work together in 4 simple steps:

Вот как мы работаем вместе в 4 простых шага:

Step 1: Audit Distractions

Шаг 1: Аудит отвлечений

Before you can transition any work to a virtual assistant, it’s important to understand what you’re distracted by.

Прежде чем передавать какую-либо работу виртуальному ассистенту, важно понять, что именно вас отвлекает.

Take two weeks, and pay very close attention to your schedule to understand when you are most distracted, by what, and how often.

Возьмите две недели и очень внимательно следите за своим расписанием, чтобы понять, когда вы отвлекаетесь сильнее всего, на что и как часто.

Awareness is the first step to offloading any work.

Осознание — это первый шаг к делегированию любой работы.

Some common examples include:

Несколько типичных примеров:

Тикеты в поддержкуЛюди, просящие советаЗапросы по инвойсамПриглашения на подкасты

Keep a running tally each week to make sure you’re identifying all of your distractions. Then, choose the distractions that come up most frequently or take you away from your work for the longest amount of time.

Ведите учёт каждую неделю, чтобы убедиться, что вы выявили все свои отвлечения. Затем выберите те, которые случаются чаще всего или отнимают у работы больше всего времени.

Step 2: Record Process Videos & Documentation

Шаг 2: Запишите видео-процессы и документацию

Once you have a list of tasks that you’d like to transition, you need to make sure the instructions for handling those tasks are crystal clear.

Как только у вас есть список задач, которые вы хотите передать, нужно убедиться, что инструкции по их выполнению предельно понятны.

Remember, your VA won't always have the background to understand what they’re solving & why.

Помните: у вашего VA не всегда будет контекст, чтобы понимать, что именно он решает и зачем.

So, I recommend recording a video where you walk through every single step, and explain exactly what you’re doing in great detail.

Поэтому я рекомендую записать видео, в котором вы шаг за шагом проходите весь процесс и подробно объясняете, что именно делаете.

Share these with a few people who have no context & see if they can complete the tasks you teach on video.

Поделитесь этими видео с несколькими людьми, у которых нет контекста, и проверьте, смогут ли они выполнить задачи, которым вы их учите.

Next, upload your videos to a Notion page with additional written instructions and templates.

Затем загрузите видео на страницу в Notion с дополнительными письменными инструкциями и шаблонами.

The most common instructions:

Самые распространённые инструкции:

Шаблоны писем для ответа лидам и клиентамЛогины и пароли к аккаунтам, к которым у них будет доступСсылки на другие ресурсы для поддержки их работы

I create an email template for every single response my VA will use. That means they will stay on brand, on message, and on tone.

Я создаю шаблон письма для каждого ответа, который будет использовать мой VA. Это значит, что они останутся в рамках бренда, по сути и по тону.

Step 3: Move To a Trigger-Based System

Шаг 3: Перейдите к системе на основе триггеров

After recording your videos and written instructions in Notion, I highly recommend spending about 1-2 weeks working directly with your VA to make sure they understand the tasks and solutions.

После записи видео и письменных инструкций в Notion я настоятельно рекомендую потратить около 1-2 недель на работу напрямую с вашим VA, чтобы убедиться, что он понимает задачи и решения.

Once you’re confident that you have good traction, introduce a trigger system.

Когда вы уверены, что у вас есть хорошая динамика, внедрите триггерную систему.

A trigger system for me looks like this:

Моя триггерная система выглядит так:

Я даю VA доступ к новому почтовому ящикуVA логирует каждое письмо в таблицу с контекстомЯ выбираю нужное действие из выпадающего списка с триггерамиЯ выбираю соответствующий шаблон, который нужно использоватьVA видит триггер и выполняет действие 2 раза в день (утром и вечером)

Here’s an example of what my trigger-based worksheet looks like:

Вот как выглядит моя триггерная таблица:

If you want a free copy of this document for use with your VA, grab it here.

Если хотите бесплатную копию этого документа для работы со своим VA, скачайте её здесь.

Step 4: Review & Improve Weekly

Шаг 4: Еженедельный ревью и улучшения

The last part of a successful VA/Entrepreneur relationship is a weekly review.

Последняя часть успешных отношений VA и предпринимателя — еженедельный ревью.

During our weekly review, we look to answer a few questions:

Во время еженедельного ревью мы стараемся ответить на несколько вопросов:

What’s going well that no longer needs my trigger?

Что идёт хорошо и больше не требует моего триггера?

I’ve often found that my VA will say, “I totally understand how and when to handle this, so I won’t log these anymore, because I’m on it!”

Я часто слышу от своего VA: «Я полностью понимаю, как и когда это обрабатывать, так что больше не буду это логировать — я этим занимаюсь!»

Where did any mistakes occur?

Где были допущены ошибки?

Sometimes, your VA will make a mistake, and that’s totally ok! Mistakes happen and should be expected. The best thing you can do is talk through it and identify why it happened and an action plan to solve.

Иногда ваш VA будет ошибаться — и это совершенно нормально! Ошибки случаются, их следует ожидать. Лучшее, что вы можете сделать, — это обсудить ситуацию, понять, почему это произошло, и составить план действий.

What else can we transition?

Что ещё мы можем передать?

If you’re continuing to audit your weeks (you should) you’ll discover more and more to transition. Continue creating process videos and documents, templates, and triggers.

Если вы продолжаете аудитировать свои недели (а вы должны), вы будете находить всё больше и больше задач для передачи. Продолжайте создавать видео-процессы, документы, шаблоны и триггеры.

After several months, you will have transitioned nearly all of your administrative work, and what’s left will be client work and creative time.

Через несколько месяцев вы передадите почти всю свою административную работу, и останутся только клиентская работа и творческое время.

Mission accomplished.

Миссия выполнена.

‍Sponsor The Saturday Solopreneur and put your brand or business in front of 175,000+ solopreneurs, entrepreneurs, authors, creators, and makers.

‍Станьте спонсором The Saturday Solopreneur и покажите свой бренд или бизнес более чем 175 000 соло-предпринимателей, предпринимателей, авторов, креаторов и мейкеров.