Context Switching Kills Productivity. Here's How to Beat It. | Justin Welsh
Джастин Уэлш разбирает проблему context switching — переключения между несвязанными задачами, которое съедает продуктивность: быстрая проверка почты легко превращается в 58-минутное отвлечение. Его решение — делегирование рутины виртуальному ассистенту (VA) по системе из 4 шагов. Сначала две недели аудитируйте, что вас отвлекает (поддержка, инвойсы, приглашения на подкасты). Затем записывайте видео-инструкции и складывайте их в Notion вместе с шаблонами писем, логинами и ссылками. После 1-2 недель совместной работы переходите на триггерную систему: VA логирует входящие в таблицу, вы выбираете действие и шаблон из выпадающего списка, VA отрабатывает дважды в день. Финал — еженедельный ревью: что уже не требует триггера, где случились ошибки и что ещё можно делегировать.
Context Switching убивает продуктивность. Вот как с ним справиться.
Жирный текст
Обычный тест
Сегодняшний выпуск спонсирован Testimonial.to. Получайте больше отзывов от довольных клиентов и используйте их для продвижения бизнеса вместе с Testimonial.to
А также Morning Brew. Узнайте, почему более 4 миллионов человек (включая меня!) читают Morning Brew — бесплатную ежедневную рассылку, охватывающую всё от Уолл-стрит до Кремниевой долины. Подписывайтесь сегодня.
Бывало ли так, что вы заглянули в почту на минуту — и неожиданно отвлеклись?
Поднимаете глаза, а пролетело 30, 45 или даже 60 минут?
В этом и опасность так называемого Context Switching — нашей привычки переключаться с одной не связанной задачи на другую.
Context Switching убивает вашу продуктивность.
Возьмём пример с почтой выше. Если вы хоть немного похожи на меня, на деле всё происходит так:
Открываете почту и начинаете читать новое письмо (3 минуты)Думаете, что хотите ответить (5 минут)Понимаете, что нужна информация в другой программе, и логинитесь туда (5 минут)Копируете/вставляете данные и начинаете писать ответ (10 минут)Перечитываете письмо, правите его и наконец отправляете (10 минут)Заодно решаете заглянуть в соцсети (10 минут)Пытаетесь вернуться в творческую «зону гения» (15 минут)
Быстрая проверка почты превратилась в 58-минутное отвлечение.
Так себе расклад.
Я устраняю эту дорогостоящую ошибку, работая с виртуальным ассистентом (VA).
Вот как мы работаем вместе в 4 простых шага:
Шаг 1: Аудит отвлечений
Прежде чем передавать какую-либо работу виртуальному ассистенту, важно понять, что именно вас отвлекает.
Возьмите две недели и очень внимательно следите за своим расписанием, чтобы понять, когда вы отвлекаетесь сильнее всего, на что и как часто.
Осознание — это первый шаг к делегированию любой работы.
Несколько типичных примеров:
Тикеты в поддержкуЛюди, просящие советаЗапросы по инвойсамПриглашения на подкасты
Ведите учёт каждую неделю, чтобы убедиться, что вы выявили все свои отвлечения. Затем выберите те, которые случаются чаще всего или отнимают у работы больше всего времени.
Шаг 2: Запишите видео-процессы и документацию
Как только у вас есть список задач, которые вы хотите передать, нужно убедиться, что инструкции по их выполнению предельно понятны.
Помните: у вашего VA не всегда будет контекст, чтобы понимать, что именно он решает и зачем.
Поэтому я рекомендую записать видео, в котором вы шаг за шагом проходите весь процесс и подробно объясняете, что именно делаете.
Поделитесь этими видео с несколькими людьми, у которых нет контекста, и проверьте, смогут ли они выполнить задачи, которым вы их учите.
Затем загрузите видео на страницу в Notion с дополнительными письменными инструкциями и шаблонами.
Самые распространённые инструкции:
Шаблоны писем для ответа лидам и клиентамЛогины и пароли к аккаунтам, к которым у них будет доступСсылки на другие ресурсы для поддержки их работы
Я создаю шаблон письма для каждого ответа, который будет использовать мой VA. Это значит, что они останутся в рамках бренда, по сути и по тону.
Шаг 3: Перейдите к системе на основе триггеров
После записи видео и письменных инструкций в Notion я настоятельно рекомендую потратить около 1-2 недель на работу напрямую с вашим VA, чтобы убедиться, что он понимает задачи и решения.
Когда вы уверены, что у вас есть хорошая динамика, внедрите триггерную систему.
Моя триггерная система выглядит так:
Я даю VA доступ к новому почтовому ящикуVA логирует каждое письмо в таблицу с контекстомЯ выбираю нужное действие из выпадающего списка с триггерамиЯ выбираю соответствующий шаблон, который нужно использоватьVA видит триггер и выполняет действие 2 раза в день (утром и вечером)
Вот как выглядит моя триггерная таблица:
Если хотите бесплатную копию этого документа для работы со своим VA, скачайте её здесь.
Шаг 4: Еженедельный ревью и улучшения
Последняя часть успешных отношений VA и предпринимателя — еженедельный ревью.
Во время еженедельного ревью мы стараемся ответить на несколько вопросов:
Что идёт хорошо и больше не требует моего триггера?
Я часто слышу от своего VA: «Я полностью понимаю, как и когда это обрабатывать, так что больше не буду это логировать — я этим занимаюсь!»
Где были допущены ошибки?
Иногда ваш VA будет ошибаться — и это совершенно нормально! Ошибки случаются, их следует ожидать. Лучшее, что вы можете сделать, — это обсудить ситуацию, понять, почему это произошло, и составить план действий.
Что ещё мы можем передать?
Если вы продолжаете аудитировать свои недели (а вы должны), вы будете находить всё больше и больше задач для передачи. Продолжайте создавать видео-процессы, документы, шаблоны и триггеры.
Через несколько месяцев вы передадите почти всю свою административную работу, и останутся только клиентская работа и творческое время.
Миссия выполнена.
Станьте спонсором The Saturday Solopreneur и покажите свой бренд или бизнес более чем 175 000 соло-предпринимателей, предпринимателей, авторов, креаторов и мейкеров.