How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines

eugeneyan

eugeneyan

Start Here Writing Speaking Prototyping About

How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines

Как успевать больше с меньшими усилиями — полезные инструменты и рутины

[ productivity ] · 11 min read

[ productivity ] · 11 мин чтения

We all have that friend who has a full-time job, completed a part-time postgrad degree, and built an income-generating side business. Also, she exercises, reads, and writes.

У каждого из нас есть такой знакомый: у него есть постоянная работа, он окончил магистратуру без отрыва от неё и параллельно построил приносящий доход побочный бизнес. А ещё она занимается спортом, читает и пишет.

How do they accomplish so much with the same amount of time?

Как им удаётся успевать так много при том же количестве часов в сутках?

I don’t know. But I had to find out when I started the Georgia Tech Masters in CS while working full-time. Four years later, I’m happy to share a system that worked well for me. It helped me to graduate, and now, it’s helping me to write weekly.

Я не знаю. Но мне пришлось это выяснить, когда я поступил в магистратуру по CS в Georgia Tech, продолжая работать полный день. Четыре года спустя я с радостью делюсь системой, которая хорошо мне подошла. Она помогла мне выпуститься, а теперь помогает писать еженедельно.

While this is humble compared to those superhumans, I do get questions about it from time to time. So here’s a write-up about the tools and routines that make up my system. Perhaps it’ll be useful for you. I’m also curious about your productivity systems and would love to hear about them.

Хотя это скромно по сравнению с теми сверхлюдьми, время от времени мне задают об этом вопросы. Поэтому вот рассказ об инструментах и рутинах, из которых состоит моя система. Возможно, это будет полезно и вам. Мне также интересно о ваших системах продуктивности, и я был бы рад услышать о них.

A poor good craftsman blames credits his tools

Плохой хороший мастер винит благодарит свои инструменты

Tools help us accomplish more by automating the details and extending our abilities. My tools mainly fall into two buckets:

Инструменты помогают нам успевать больше, автоматизируя детали и расширяя наши возможности. Мои инструменты в основном делятся на две группы:

Инструменты для организации: планирование (WeekPlan), ведение заметок (Roam), чтение (Kindle, Adobe, Instapaper). Инструменты для созидания: программирование (Jetbrains IDE), письмо (Roam и Ulysses)

A scheduler is essential for planning and tracking my time. Without it, I spend too much time thinking what to do next, and sometimes the week passes with nothing accomplished. My weekly schedule is organized around the ideas of two great thinkers.

Планировщик необходим для распределения и учёта моего времени. Без него я трачу слишком много времени на размышления о том, что делать дальше, и иногда неделя проходит впустую. Моё недельное расписание построено вокруг идей двух великих мыслителей.

First, Cal Newport and his ideas of autopilot scheduling and time-blocking. Recurring tasks are put on autopilot so I don’t have to think about them. This includes my weekly writing process (outlining, drafting, rewriting) and chores. Assigning tasks to blocks of time helps reduce procrastination and overestimation of how much I can achieve in a week.

Первый — Cal Newport и его идеи автопилотного расписания и time-blocking. Регулярные задачи ставятся на автопилот, чтобы мне не приходилось о них думать. Сюда входит мой еженедельный процесс письма (план, черновик, переписывание) и домашние дела. Привязка задач к блокам времени помогает уменьшить прокрастинацию и переоценку того, сколько я могу успеть за неделю.

Tasks are organized around Steven Covey’s First Things First. First Things First also talks about prioritizing tasks via the Eisenhower Decision Matrix; frankly speaking, I don’t use that matrix much. Instead, I find it useful to organize tasks around my roles, such as being an individual contributor, leader, student, friend, husband, and son. Thinking about these roles ensure I allocate time to each of them.

Задачи организованы вокруг принципа Stephen Covey First Things First. First Things First также рассказывает о приоритизации задач через матрицу Эйзенхауэра; честно говоря, я не очень-то ей пользуюсь. Вместо этого мне полезно организовывать задачи вокруг моих ролей: индивидуальный исполнитель, лидер, студент, друг, муж, сын. Размышление об этих ролях гарантирует, что я выделяю время каждой из них.

“It is not enough to be busy… The question is: What are we busy about?” – Henry David Thoreau

«Недостаточно просто быть занятым… Вопрос в том, чем именно мы заняты?» — Henry David Thoreau

I use WeekPlan to schedule my tasks around these roles. (Previously it was pen and paper; more below). Here’s how a typical week looks. Different roles have different colours: light blue - technical tasks (at work), green - leadership tasks (at work), dark-blue - self-study, yellow - social, pink - family, self - red.

Я использую WeekPlan, чтобы планировать задачи вокруг этих ролей. (Раньше это были ручка и бумага; об этом ниже.) Вот как выглядит типичная неделя. У разных ролей разные цвета: светло-голубой — технические задачи (на работе), зелёный — лидерские задачи (на работе), тёмно-синий — самообучение, жёлтый — социальное, розовый — семья, личное — красный.

An example schedule from 2019 (when things were still normal).

Пример расписания из 2019 года (когда всё было ещё нормально).

When planning my schedule, I often find more tasks than I have time for. This makes it clear that I’m trying to do too much and some tasks have to be delegated or deprioritized. (I would not have realized this without time-blocking). Assigning tasks to (colour-coded) roles helps track which roles get my time. In this example, I was in the OMSCS program. Thus, there were more self-study tasks and fewer friend/family/self tasks.

При планировании расписания я часто обнаруживаю задач больше, чем у меня времени. Это ясно показывает, что я пытаюсь сделать слишком много, и часть задач придётся делегировать или понизить в приоритете. (Я бы этого не осознал без time-blocking). Привязка задач к (цветным) ролям помогает отслеживать, на какие роли уходит моё время. В этом примере я учился по программе OMSCS. Поэтому задач по самообучению было больше, а задач для друзей/семьи/себя — меньше.

Before discovering WeekPlan, I built this tracker sheet. When planning my week, I start on the left where I indicate my key principles or roles. Then, I list out the important tasks for each role. Finally, I schedule tasks in order of importance—this ensures that I make time for the important tasks each week.

До открытия WeekPlan я завёл вот этот трекерный лист. Планируя неделю, я начинаю слева, где обозначаю свои ключевые принципы или роли. Затем перечисляю важные задачи для каждой роли. Наконец, расписываю задачи в порядке важности — это гарантирует, что я выделяю время на важные дела каждую неделю.

Old school scheduling on pen and paper.

Старая школа планирования — ручка и бумага.

An entire year fits into 26 double-sided sheets. If you’re keen to try this, here’s the pdf and excel.

Целый год умещается на 26 двусторонних листах. Если вы хотите попробовать, вот pdf и excel.

To organize my thoughts and think better, I need a notebook. Doodling and writing things down improves my thinking. Taking notes of what I’ve learned helps with remembering (and future reference). It also lets me restructure my ideas, and spot and fill the gaps.

Чтобы упорядочивать мысли и думать лучше, мне нужен блокнот. Когда я что-то рисую и записываю, моё мышление улучшается. Запись того, что я изучил, помогает запоминать (и обращаться к этому в будущем). Это также позволяет мне реструктурировать идеи, замечать и закрывать пробелы.

“Notes aren’t a record of my thinking process. They are my thinking process.” – Richard Feynman

«Заметки — это не запись моего мыслительного процесса. Они и есть мой мыслительный процесс.» — Richard Feynman

I use Roam as my main note-taking app. While I only use very basic features such as bidirectional links and reference blocks, it works well enough for me. I use it as both a tool for organization and creation. Multiple outlines of this write-up were iterated in Roam.

В качестве основного приложения для заметок я использую Roam. Хотя я пользуюсь только базовыми возможностями вроде двунаправленных ссылок и блоков-ссылок, мне этого вполне хватает. Я использую его и как инструмент организации, и как инструмент созидания. Несколько вариантов плана этой заметки я перебирал в Roam.

Iterating on my outlines in Roam; this intro didn't make it into the final published prose.

Итерации над планом в Roam; это вступление так и не попало в финальную опубликованную версию.

What about work-related notes that shouldn’t be online? For those, I use the free version of Bear; it doesn’t allow online syncing. This ensures I’ll never make the mistake of putting work-related stuff online. The user interface is pretty sweet too.

А что насчёт рабочих заметок, которых не должно быть в онлайне? Для них я использую бесплатную версию Bear; она не поддерживает онлайн-синхронизацию. Это гарантирует, что я никогда не совершу ошибку, выложив рабочее в сеть. И интерфейс у него весьма приятный.

For the longest time, Evernote was my main note-taking app. Back then, it was revolutionary to be able to organize notes by notebooks and sync them in the cloud. This eventually grew to around 3,000 notes.

Очень долгое время моим основным приложением для заметок был Evernote. Тогда это было революционно — иметь возможность организовать заметки по блокнотам и синхронизировать их в облаке. В итоге их набралось около 3000.

Before Roam tags, I used Evernote notebooks.

До тегов Roam я использовал блокноты Evernote.

Nonetheless, at the start of this year, I tried adopting Lukmann’s Zettelkasten for note-taking and implemented it in Roam. So far, I’m liking it and will probably stick with it for a while. Here’s more on why I made the switch and my approach to reading papers and taking notes.

Тем не менее, в начале этого года я попробовал перейти на метод Zettelkasten Лумана для ведения заметок и реализовал его в Roam. Пока что мне нравится, и я, вероятно, останусь с ним надолго. Подробнее о том, почему я перешёл, и о моём подходе к чтению статей и ведению заметок.

At work, I create value through writing code. While great engineers can write code with pen and paper, having a good IDE augments our skills. My productivity would be very different if I coded in Vim instead of an IDE.

На работе я создаю ценность через написание кода. И хотя великие инженеры могут писать код ручкой и бумагой, хорошая IDE усиливает наши навыки. Моя продуктивность была бы совсем другой, если бы я писал код в Vim, а не в IDE.

After trying several IDEs and text editors (e.g., Eclipse, VSCode, Sublime), I settled on the JetBrains IDEs. I’ve found its IntelliSense to be faster and more comprehensive. It’s also a big plus that the hotkeys are similar across IDEs for different languages (e.g., IDEA, PyCharm, CLion).

Попробовав несколько IDE и текстовых редакторов (например, Eclipse, VSCode, Sublime), я остановился на IDE от JetBrains. Их IntelliSense кажется мне более быстрым и полным. Большой плюс ещё и в том, что горячие клавиши схожи между IDE для разных языков (например, IDEA, PyCharm, CLion).

Here’s my wallpaper. If this is useful for you, here's the pdf.

Вот моя заставка. Если она пригодится — вот pdf.

While JetBrains IDEs are notorious for being resource hogs (i.e., they consume more memory and take longer to start), I’ve not found this to be an issue on my Mac. And once it boots up, the development experience is second to none.

Хотя IDE от JetBrains печально известны своей прожорливостью (то есть они потребляют больше памяти и дольше запускаются), на моём Mac это не стало проблемой. А когда среда загружается, опыт разработки в ней не имеет равных.

(Over the past few years, VSCode has surged in popularity. Its remote development feature is a game-changer. Unfortunately, it doesn’t seem to work well for me. For example, I’ve found code completion and linting sluggish, and syncing files seems slow. Perhaps I’m doing it wrong? Suggestions on how to set up VSCode properly welcome!)

(За последние несколько лет популярность VSCode резко выросла. Его функция удалённой разработки — настоящий прорыв. К сожалению, у меня она работает не очень. Например, автодополнение и линтинг кажутся медлительными, а синхронизация файлов — медленной. Возможно, я что-то делаю не так? Советы по правильной настройке VSCode приветствуются!)

For 2020, my sole resolution is to write useful content weekly. Given that this site is based on Jekyll, my main writing tool is a Markdown editor. (Jekyll then converts the Markdown into a static site which is hosted on GitHub Pages.)

На 2020 год моё единственное обещание — еженедельно публиковать полезный контент. Поскольку этот сайт построен на Jekyll, мой основной инструмент для письма — редактор Markdown. (Jekyll затем преобразует Markdown в статический сайт, который хостится на GitHub Pages.)

For a free Markdown editor (on Mac), I can’t recommend MacDown highly enough. It has a simple interface with an editor and preview pane and it just works. I use it to edit the READMEs for my projects as well as other one-off documents.

В качестве бесплатного Markdown-редактора (на Mac) я не могу не порекомендовать MacDown. У него простой интерфейс с панелью редактора и предпросмотром, и он просто работает. Я использую его для редактирования README-файлов моих проектов и других разовых документов.

Editing READMEs in MacDown is a joy.

Редактировать README в MacDown — одно удовольствие.

For my weekly writing, I splurged on an annual subscription of Ulysses. The writing experience has been great so far. Typewriter Mode has helped me push out my first drafts (instead of endlessly tweaking prior paragraphs). But is it worth the price? For most people, probably not. Fundamentally, it’s a Markdown editor with an awesome user interface, cloud syncing, and other nice features—nothing you can’t do without.

Для еженедельных публикаций я потратился на годовую подписку на Ulysses. Опыт письма пока отличный. Typewriter Mode помог мне выкатывать первые черновики (вместо того чтобы бесконечно править предыдущие абзацы). Но стоит ли он своих денег? Для большинства, вероятно, нет. По сути, это Markdown-редактор с отличным интерфейсом, облачной синхронизацией и другими приятными функциями — ничего такого, без чего нельзя обойтись.

Typewriter mode in Ulysses helps me focus.

Typewriter mode в Ulysses помогает мне сосредоточиться.

To work and write well, I find it necessary to read well. While reading, I find it useful to highlight important sections and have it sync across devices. Thus, the reader tools I use must have this ability.

Чтобы хорошо работать и писать, мне необходимо хорошо читать. Во время чтения мне удобно выделять важные фрагменты и иметь синхронизацию между устройствами. Поэтому инструменты для чтения должны поддерживать это.

To read books, I use the Kindle. For the longest time, I was skeptical about it. I mean, how could it be better than an actual book? I then had the chance to try it at an Amazon store and it didn’t seem that bad. While I wasn’t convinced, I decided to indulge in getting one (my rationale: since I was joining the team, it’s user experience research).

Книги я читаю на Kindle. Очень долго я относился к нему скептически. Ну как он может быть лучше настоящей книги? Потом мне выпала возможность опробовать его в магазине Amazon, и оказалось, что он не настолько плох. И хотя я не был убеждён, я решил позволить себе купить (моя логика: раз уж я присоединяюсь к команде, это исследование пользовательского опыта).

Now, it’s one of my favourite devices (together with noise-cancelling headphones and robot vacuums). The Kindle is so light that I can read for hours without straining my arms. Though I initially had doubts about reading on a digital screen, there was no eye strain after bingeing on a sci-fi novel for 8+ hours. And the ability to make (digital!) highlights, and sync and review them in a browser (when taking notes) is a big plus. Also, CMD + F. Now, reading physical books seems like a lesser experience.

Теперь это одно из моих любимых устройств (наряду с шумоподавляющими наушниками и роботами-пылесосами). Kindle настолько лёгкий, что я могу читать часами, не уставая рукам. Хотя поначалу я сомневался в чтении с цифрового экрана, после 8+ часов запоя над научно-фантастическим романом усталости глаз не было. А возможность делать (цифровые!) выделения, синхронизировать их и просматривать в браузере (когда конспектируешь) — большой плюс. Плюс CMD + F. Теперь чтение бумажных книг кажется чем-то менее полноценным.

To read papers, I use Adobe Acrobat Reader and sync them in the cloud. This lets me read, highlight, and sync my papers across devices (work laptop, personal laptop, iPad). Instapaper does the same for online articles.

Для чтения статей я использую Adobe Acrobat Reader и синхронизирую их через облако. Это позволяет мне читать, выделять и синхронизировать статьи между устройствами (рабочий ноутбук, личный ноутбук, iPad). Instapaper делает то же самое для онлайн-статей.

Routines are cheat sheets for lazy thinkers (like me)

Рутины — это шпаргалки для ленивых мыслителей (вроде меня)

Routines reduce (unnecessary) thinking and decision-making in our day-to-day (e.g., what to eat, when to exercise). This frees up time and energy for productive work. (Nonetheless, bad routines can limit us.) My mornings and evenings run on autopilot. Work hours are organized around a Maker’s schedule.

Рутины уменьшают (ненужные) размышления и решения в повседневной жизни (например, что есть, когда заниматься спортом). Это освобождает время и энергию для продуктивной работы. (Тем не менее, плохие рутины могут нас ограничивать.) Мои утра и вечера идут на автопилоте. Рабочие часы построены вокруг Maker's schedule.

“Routine, in an intelligent man, is a sign of ambition.” – W.H. Auden

«Рутина у умного человека — признак амбиций.» — W.H. Auden

Mornings are for things that would otherwise get lost in the day:

Утра — для того, что иначе потерялось бы в течение дня:

06:00: Подъём (хотя по выходным я позволяю себе поспать подольше) 06:00–06:30: Умывание и завтрак (лимонный сок с водой и овсянка) 06:30–07:00: Медитация, дневник благодарности, визуализация 2–3 главных задач дня 07:00–08:30: Письмо (планы, черновики, переписывание)

Work hours are organized for deep work:

Рабочие часы построены под deep work:

09:00–12:00: Deep work 12:00–13:00: Обед 13:00–16:00: Deep work 16:00 и далее: Чтения, встречи, разбор почты

If I’m waiting for a (Spark or SQL) job to complete, I squeeze in micro-batches of work that don’t require too much context (e.g., clearing email, updating Jira tasks, etc.). I try to avoid morning meetings—that’s when I’m most productive. Meetings after lunch are okay, though preferably after 1500 when I’m tapped out. Now that we’re working from home, I squeeze in exercise over lunch.

Если я жду завершения задачи (Spark или SQL), я втискиваю микро-сессии работы, не требующие большого контекста (например, разбор почты, обновление задач в Jira и т.п.). Я стараюсь избегать утренних встреч — именно тогда я наиболее продуктивен. Встречи после обеда допустимы, но желательно после 15:00, когда я уже подвыдохся. Теперь, когда мы работаем из дома, я ещё умудряюсь втиснуть тренировку в обеденный перерыв.

On weekends, the hours just blend together as I hammer out each week’s writing, chores, reading and learning, and family and social gatherings.

По выходным часы просто сливаются воедино, пока я выколачиваю еженедельный текст, разбираюсь с делами, читаю и учусь, провожу время с семьёй и друзьями.

Evenings are minimal and free-for-all. If I’m behind schedule, I might squeeze in more writing here. Otherwise, I’m usually reading or playing some mobile game. The day ends around 2230.

Вечера минималистичны и свободны. Если я отстаю от графика, могу втиснуть сюда ещё письма. В остальном — обычно читаю или играю в какую-нибудь мобильную игру. День заканчивается около 22:30.

Room for downtime and play (read: distractions)

Место для отдыха и развлечений (читай: отвлечений)

I wish my time was used as productively as I described. Nonetheless, I find myself getting distracted more often than I would like. (I comfort myself with the 85% rule.)

Хотел бы я, чтобы моё время использовалось так продуктивно, как я описал. Но я отвлекаюсь чаще, чем хотелось бы. (Утешаю себя правилом 85%.)

Some games are too addictive—I can easily sink 10 - 20 hours a week in them. (Years ago, I was so obsessed with an MMORPG that I couldn’t study for my O Levels. Eventually, I resorted to cutting my PC’s power cable to snap myself out of it.) When I start a new mobile game, it can wipe out two hours on weeknights, and a shameful amount of time on weekends. Thankfully, it usually subsides after a month or so when I complete it.

Некоторые игры слишком затягивают — я легко могу провалить в них 10–20 часов в неделю. (Много лет назад я так увлёкся MMORPG, что не мог готовиться к O Levels. В итоге пришлось перерезать кабель питания от ПК, чтобы вырваться из этого.) Когда я начинаю новую мобильную игру, она может слизать два часа в будни и постыдное количество времени по выходным. К счастью, обычно интерес угасает примерно через месяц, когда я её прохожу.

I also have too much fun messing with my site. Too often, I’m tweaking things and adding little features here and there. Recently, I migrated comments to utterances, added feedback buttons, and lexical search. I don’t think it helps readers much. And it’s not as productive as building an app or writing. Nonetheless, I learn a lot and it’s play for me.

Я также слишком увлекаюсь возиться со своим сайтом. Слишком часто я что-то докручиваю и добавляю всякие мелкие фичи. Недавно я перенёс комментарии на utterances, добавил кнопки обратной связи и лексический поиск. Не думаю, что это сильно помогает читателям. И это не так продуктивно, как создавать приложение или писать. Тем не менее, я многому учусь — и для меня это игра.

Social media is a time sink. I check Twitter and LinkedIn too often. For some reason, I get a dopamine hit checking notifications and seeing conversations happen in real-time. This unnecessarily fragments my attention and drains energy from productive work and quality time with loved ones. This bad habit needs to be eliminated.

Соцсети — пожиратель времени. Я слишком часто заглядываю в Twitter и LinkedIn. Почему-то мне даёт дофаминовый укол просмотр уведомлений и разговоров в реальном времени. Это лишний раз дробит моё внимание и отнимает энергию у продуктивной работы и качественного времени с близкими. Эту дурную привычку нужно искоренить.

Systems help us make the most with our limited time

Системы помогают выжать максимум из нашего ограниченного времени

I hope this has been helpful for how you think about productivity. If you’re not organising your life around a schedule, I recommend this simple planner (pdf, excel)—I’m confident it’ll help you find more hours in your week. Also, try autopilot scheduling to minimize the hassle around recurring tasks.

Надеюсь, это было полезно для того, как вы думаете о продуктивности. Если вы не организуете свою жизнь вокруг расписания, я рекомендую этот простой планер (pdf, excel) — уверен, он поможет вам найти больше часов в неделе. И обязательно попробуйте автопилотное расписание, чтобы свести к минимуму возню с регулярными задачами.

Next week, we’ll have our first guest: Susan Shu. She’s that friend who has a full-time job (as a data scientist), completed a part-time masters, and built and manages a game studio on the side. I’m excited to have her share about her routines and habits.

На следующей неделе у нас будет первый гость: Susan Shu. Она — та самая подруга, у которой есть полная занятость (в качестве data scientist), которая окончила магистратуру без отрыва от работы и параллельно создала и руководит игровой студией. Я с нетерпением жду, когда она поделится своими рутинами и привычками.

What tools, habits, or routines have you found helpful in your life? I would love to hear from you via replying to this tweet, or in the comments below.

Какие инструменты, привычки или рутины оказались для вас полезными? Был бы рад услышать, ответив на этот твит или в комментариях ниже.

How do some people work full-time, study part-time, start a side business, and still find time to exercise, read, and write?

I don't know but I had to figure it out when I started the Georgia Tech OMSCS.

Here's the tools and routines that helped. https://t.co/g5aOeT1jrj

Как некоторым удаётся работать полный день, учиться на парт-тайме, запускать побочный бизнес и при этом находить время заниматься спортом, читать и писать? Я не знаю, но мне пришлось это выяснять, когда я поступил в Georgia Tech OMSCS. Вот инструменты и рутины, которые помогли. https://t.co/g5aOeT1jrj— Eugene Yan (@eugeneyan) 16 сентября 2020

Thanks to Yang Xinyi and Susan Shu for reading drafts of this.

Спасибо Yang Xinyi и Susan Shu за то, что прочитали черновики.

If you found this useful, please cite this write-up as:

Если вам это пригодилось, пожалуйста, цитируйте эту заметку так:

Yan, Ziyou. (Sep 2020). How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines. eugeneyan.com. https://eugeneyan.com/writing/how-to-accomplish-more-with-less/.

Yan, Ziyou. (Sep 2020). How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines. eugeneyan.com. https://eugeneyan.com/writing/how-to-accomplish-more-with-less/.

or

или

@article{yan2020productivity, title = {How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines}, author = {Yan, Ziyou}, journal = {eugeneyan.com}, year = {2020}, month = {Sep}, url = {https://eugeneyan.com/writing/how-to-accomplish-more-with-less/} }

@article{yan2020productivity, title = {How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines}, author = {Yan, Ziyou}, journal = {eugeneyan.com}, year = {2020}, month = {Sep}, url = {https://eugeneyan.com/writing/how-to-accomplish-more-with-less/} }

Join 11,800+ readers getting updates on machine learning, RecSys, LLMs, and engineering.

Присоединяйтесь к 11 800+ читателям, которые получают обновления о machine learning, RecSys, LLM и инженерии.