How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines

eugeneyan

Start Here Writing Speaking Prototyping About

Как успевать больше с меньшими усилиями — полезные инструменты и рутины

[ productivity ] · 11 мин чтения

У каждого из нас есть такой знакомый: у него есть постоянная работа, он окончил магистратуру без отрыва от неё и параллельно построил приносящий доход побочный бизнес. А ещё она занимается спортом, читает и пишет.

Как им удаётся успевать так много при том же количестве часов в сутках?

Я не знаю. Но мне пришлось это выяснить, когда я поступил в магистратуру по CS в Georgia Tech, продолжая работать полный день. Четыре года спустя я с радостью делюсь системой, которая хорошо мне подошла. Она помогла мне выпуститься, а теперь помогает писать еженедельно.

Хотя это скромно по сравнению с теми сверхлюдьми, время от времени мне задают об этом вопросы. Поэтому вот рассказ об инструментах и рутинах, из которых состоит моя система. Возможно, это будет полезно и вам. Мне также интересно о ваших системах продуктивности, и я был бы рад услышать о них.

Плохой хороший мастер винит благодарит свои инструменты

Инструменты помогают нам успевать больше, автоматизируя детали и расширяя наши возможности. Мои инструменты в основном делятся на две группы:

Инструменты для организации: планирование (WeekPlan), ведение заметок (Roam), чтение (Kindle, Adobe, Instapaper). Инструменты для созидания: программирование (Jetbrains IDE), письмо (Roam и Ulysses)

Планировщик необходим для распределения и учёта моего времени. Без него я трачу слишком много времени на размышления о том, что делать дальше, и иногда неделя проходит впустую. Моё недельное расписание построено вокруг идей двух великих мыслителей.

Первый — Cal Newport и его идеи автопилотного расписания и time-blocking. Регулярные задачи ставятся на автопилот, чтобы мне не приходилось о них думать. Сюда входит мой еженедельный процесс письма (план, черновик, переписывание) и домашние дела. Привязка задач к блокам времени помогает уменьшить прокрастинацию и переоценку того, сколько я могу успеть за неделю.

Задачи организованы вокруг принципа Stephen Covey First Things First. First Things First также рассказывает о приоритизации задач через матрицу Эйзенхауэра; честно говоря, я не очень-то ей пользуюсь. Вместо этого мне полезно организовывать задачи вокруг моих ролей: индивидуальный исполнитель, лидер, студент, друг, муж, сын. Размышление об этих ролях гарантирует, что я выделяю время каждой из них.

«Недостаточно просто быть занятым… Вопрос в том, чем именно мы заняты?» — Henry David Thoreau

Я использую WeekPlan, чтобы планировать задачи вокруг этих ролей. (Раньше это были ручка и бумага; об этом ниже.) Вот как выглядит типичная неделя. У разных ролей разные цвета: светло-голубой — технические задачи (на работе), зелёный — лидерские задачи (на работе), тёмно-синий — самообучение, жёлтый — социальное, розовый — семья, личное — красный.

Пример расписания из 2019 года (когда всё было ещё нормально).

При планировании расписания я часто обнаруживаю задач больше, чем у меня времени. Это ясно показывает, что я пытаюсь сделать слишком много, и часть задач придётся делегировать или понизить в приоритете. (Я бы этого не осознал без time-blocking). Привязка задач к (цветным) ролям помогает отслеживать, на какие роли уходит моё время. В этом примере я учился по программе OMSCS. Поэтому задач по самообучению было больше, а задач для друзей/семьи/себя — меньше.

До открытия WeekPlan я завёл вот этот трекерный лист. Планируя неделю, я начинаю слева, где обозначаю свои ключевые принципы или роли. Затем перечисляю важные задачи для каждой роли. Наконец, расписываю задачи в порядке важности — это гарантирует, что я выделяю время на важные дела каждую неделю.

Старая школа планирования — ручка и бумага.

Целый год умещается на 26 двусторонних листах. Если вы хотите попробовать, вот pdf и excel.

Чтобы упорядочивать мысли и думать лучше, мне нужен блокнот. Когда я что-то рисую и записываю, моё мышление улучшается. Запись того, что я изучил, помогает запоминать (и обращаться к этому в будущем). Это также позволяет мне реструктурировать идеи, замечать и закрывать пробелы.

«Заметки — это не запись моего мыслительного процесса. Они и есть мой мыслительный процесс.» — Richard Feynman

В качестве основного приложения для заметок я использую Roam. Хотя я пользуюсь только базовыми возможностями вроде двунаправленных ссылок и блоков-ссылок, мне этого вполне хватает. Я использую его и как инструмент организации, и как инструмент созидания. Несколько вариантов плана этой заметки я перебирал в Roam.

Итерации над планом в Roam; это вступление так и не попало в финальную опубликованную версию.

А что насчёт рабочих заметок, которых не должно быть в онлайне? Для них я использую бесплатную версию Bear; она не поддерживает онлайн-синхронизацию. Это гарантирует, что я никогда не совершу ошибку, выложив рабочее в сеть. И интерфейс у него весьма приятный.

Очень долгое время моим основным приложением для заметок был Evernote. Тогда это было революционно — иметь возможность организовать заметки по блокнотам и синхронизировать их в облаке. В итоге их набралось около 3000.

До тегов Roam я использовал блокноты Evernote.

Тем не менее, в начале этого года я попробовал перейти на метод Zettelkasten Лумана для ведения заметок и реализовал его в Roam. Пока что мне нравится, и я, вероятно, останусь с ним надолго. Подробнее о том, почему я перешёл, и о моём подходе к чтению статей и ведению заметок.

На работе я создаю ценность через написание кода. И хотя великие инженеры могут писать код ручкой и бумагой, хорошая IDE усиливает наши навыки. Моя продуктивность была бы совсем другой, если бы я писал код в Vim, а не в IDE.

Попробовав несколько IDE и текстовых редакторов (например, Eclipse, VSCode, Sublime), я остановился на IDE от JetBrains. Их IntelliSense кажется мне более быстрым и полным. Большой плюс ещё и в том, что горячие клавиши схожи между IDE для разных языков (например, IDEA, PyCharm, CLion).

Вот моя заставка. Если она пригодится — вот pdf.

Хотя IDE от JetBrains печально известны своей прожорливостью (то есть они потребляют больше памяти и дольше запускаются), на моём Mac это не стало проблемой. А когда среда загружается, опыт разработки в ней не имеет равных.

(За последние несколько лет популярность VSCode резко выросла. Его функция удалённой разработки — настоящий прорыв. К сожалению, у меня она работает не очень. Например, автодополнение и линтинг кажутся медлительными, а синхронизация файлов — медленной. Возможно, я что-то делаю не так? Советы по правильной настройке VSCode приветствуются!)

На 2020 год моё единственное обещание — еженедельно публиковать полезный контент. Поскольку этот сайт построен на Jekyll, мой основной инструмент для письма — редактор Markdown. (Jekyll затем преобразует Markdown в статический сайт, который хостится на GitHub Pages.)

В качестве бесплатного Markdown-редактора (на Mac) я не могу не порекомендовать MacDown. У него простой интерфейс с панелью редактора и предпросмотром, и он просто работает. Я использую его для редактирования README-файлов моих проектов и других разовых документов.

Редактировать README в MacDown — одно удовольствие.

Для еженедельных публикаций я потратился на годовую подписку на Ulysses. Опыт письма пока отличный. Typewriter Mode помог мне выкатывать первые черновики (вместо того чтобы бесконечно править предыдущие абзацы). Но стоит ли он своих денег? Для большинства, вероятно, нет. По сути, это Markdown-редактор с отличным интерфейсом, облачной синхронизацией и другими приятными функциями — ничего такого, без чего нельзя обойтись.

Typewriter mode в Ulysses помогает мне сосредоточиться.

Чтобы хорошо работать и писать, мне необходимо хорошо читать. Во время чтения мне удобно выделять важные фрагменты и иметь синхронизацию между устройствами. Поэтому инструменты для чтения должны поддерживать это.

Книги я читаю на Kindle. Очень долго я относился к нему скептически. Ну как он может быть лучше настоящей книги? Потом мне выпала возможность опробовать его в магазине Amazon, и оказалось, что он не настолько плох. И хотя я не был убеждён, я решил позволить себе купить (моя логика: раз уж я присоединяюсь к команде, это исследование пользовательского опыта).

Теперь это одно из моих любимых устройств (наряду с шумоподавляющими наушниками и роботами-пылесосами). Kindle настолько лёгкий, что я могу читать часами, не уставая рукам. Хотя поначалу я сомневался в чтении с цифрового экрана, после 8+ часов запоя над научно-фантастическим романом усталости глаз не было. А возможность делать (цифровые!) выделения, синхронизировать их и просматривать в браузере (когда конспектируешь) — большой плюс. Плюс CMD + F. Теперь чтение бумажных книг кажется чем-то менее полноценным.

Для чтения статей я использую Adobe Acrobat Reader и синхронизирую их через облако. Это позволяет мне читать, выделять и синхронизировать статьи между устройствами (рабочий ноутбук, личный ноутбук, iPad). Instapaper делает то же самое для онлайн-статей.

Рутины — это шпаргалки для ленивых мыслителей (вроде меня)

Рутины уменьшают (ненужные) размышления и решения в повседневной жизни (например, что есть, когда заниматься спортом). Это освобождает время и энергию для продуктивной работы. (Тем не менее, плохие рутины могут нас ограничивать.) Мои утра и вечера идут на автопилоте. Рабочие часы построены вокруг Maker's schedule.

«Рутина у умного человека — признак амбиций.» — W.H. Auden

Утра — для того, что иначе потерялось бы в течение дня:

06:00: Подъём (хотя по выходным я позволяю себе поспать подольше) 06:00–06:30: Умывание и завтрак (лимонный сок с водой и овсянка) 06:30–07:00: Медитация, дневник благодарности, визуализация 2–3 главных задач дня 07:00–08:30: Письмо (планы, черновики, переписывание)

Рабочие часы построены под deep work:

09:00–12:00: Deep work 12:00–13:00: Обед 13:00–16:00: Deep work 16:00 и далее: Чтения, встречи, разбор почты

Если я жду завершения задачи (Spark или SQL), я втискиваю микро-сессии работы, не требующие большого контекста (например, разбор почты, обновление задач в Jira и т.п.). Я стараюсь избегать утренних встреч — именно тогда я наиболее продуктивен. Встречи после обеда допустимы, но желательно после 15:00, когда я уже подвыдохся. Теперь, когда мы работаем из дома, я ещё умудряюсь втиснуть тренировку в обеденный перерыв.

По выходным часы просто сливаются воедино, пока я выколачиваю еженедельный текст, разбираюсь с делами, читаю и учусь, провожу время с семьёй и друзьями.

Вечера минималистичны и свободны. Если я отстаю от графика, могу втиснуть сюда ещё письма. В остальном — обычно читаю или играю в какую-нибудь мобильную игру. День заканчивается около 22:30.

Место для отдыха и развлечений (читай: отвлечений)

Хотел бы я, чтобы моё время использовалось так продуктивно, как я описал. Но я отвлекаюсь чаще, чем хотелось бы. (Утешаю себя правилом 85%.)

Некоторые игры слишком затягивают — я легко могу провалить в них 10–20 часов в неделю. (Много лет назад я так увлёкся MMORPG, что не мог готовиться к O Levels. В итоге пришлось перерезать кабель питания от ПК, чтобы вырваться из этого.) Когда я начинаю новую мобильную игру, она может слизать два часа в будни и постыдное количество времени по выходным. К счастью, обычно интерес угасает примерно через месяц, когда я её прохожу.

Я также слишком увлекаюсь возиться со своим сайтом. Слишком часто я что-то докручиваю и добавляю всякие мелкие фичи. Недавно я перенёс комментарии на utterances, добавил кнопки обратной связи и лексический поиск. Не думаю, что это сильно помогает читателям. И это не так продуктивно, как создавать приложение или писать. Тем не менее, я многому учусь — и для меня это игра.

Соцсети — пожиратель времени. Я слишком часто заглядываю в Twitter и LinkedIn. Почему-то мне даёт дофаминовый укол просмотр уведомлений и разговоров в реальном времени. Это лишний раз дробит моё внимание и отнимает энергию у продуктивной работы и качественного времени с близкими. Эту дурную привычку нужно искоренить.

Системы помогают выжать максимум из нашего ограниченного времени

Надеюсь, это было полезно для того, как вы думаете о продуктивности. Если вы не организуете свою жизнь вокруг расписания, я рекомендую этот простой планер (pdf, excel) — уверен, он поможет вам найти больше часов в неделе. И обязательно попробуйте автопилотное расписание, чтобы свести к минимуму возню с регулярными задачами.

На следующей неделе у нас будет первый гость: Susan Shu. Она — та самая подруга, у которой есть полная занятость (в качестве data scientist), которая окончила магистратуру без отрыва от работы и параллельно создала и руководит игровой студией. Я с нетерпением жду, когда она поделится своими рутинами и привычками.

Какие инструменты, привычки или рутины оказались для вас полезными? Был бы рад услышать, ответив на этот твит или в комментариях ниже.

Как некоторым удаётся работать полный день, учиться на парт-тайме, запускать побочный бизнес и при этом находить время заниматься спортом, читать и писать? Я не знаю, но мне пришлось это выяснять, когда я поступил в Georgia Tech OMSCS. Вот инструменты и рутины, которые помогли. https://t.co/g5aOeT1jrj— Eugene Yan (@eugeneyan) 16 сентября 2020

Спасибо Yang Xinyi и Susan Shu за то, что прочитали черновики.

Если вам это пригодилось, пожалуйста, цитируйте эту заметку так:

Yan, Ziyou. (Sep 2020). How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines. eugeneyan.com. https://eugeneyan.com/writing/how-to-accomplish-more-with-less/.

или

@article{yan2020productivity, title = {How to Accomplish More with Less - Useful Tools & Routines}, author = {Yan, Ziyou}, journal = {eugeneyan.com}, year = {2020}, month = {Sep}, url = {https://eugeneyan.com/writing/how-to-accomplish-more-with-less/} }

Присоединяйтесь к 11 800+ читателям, которые получают обновления о machine learning, RecSys, LLM и инженерии.