4 Questions for Better Weekly Productivity | Justin Welsh

4 Questions for Better Weekly Productivity

4 вопроса для повышения еженедельной продуктивности

Bold text

Жирный текст

Link text

Текст ссылки

Normal Test

Обычный текст

In today’s issue, I’m going to share my 4-question process to improve your weekly productivity.

В сегодняшнем выпуске я поделюсь своим процессом из 4 вопросов, который поможет вам повысить еженедельную продуктивность.

If you can replicate this process (or something similar), you’re much less likely to burn out and much more likely to work only on the most important parts of your brand or business.

Если вы сможете воспроизвести этот процесс (или что-то похожее), вы с гораздо меньшей вероятностью выгорите и с гораздо большей вероятностью будете работать только над самыми важными аспектами вашего бренда или бизнеса.

Unfortunately, most people don’t have a solid process for managing their time effectively, so they are constantly working “in” the business instead of “on” the business.

К сожалению, у большинства людей нет чёткого процесса эффективного управления временем, поэтому они постоянно работают «в» бизнесе, а не «над» бизнесом.

Productivity is about systems that force good behavior

Продуктивность — это системы, которые формируют правильные привычки

Without proper productivity systems in place, there are a number of challenges that arise:

Без правильных систем продуктивности возникает ряд проблем:

Challenge 1: Context switching: being distracted continuously by little emails, DMs, etc. that end up taking you out of your creative or business flow state and waste tons of time.

Проблема 1: Переключение контекста: постоянное отвлечение на мелкие письма, сообщения и т. д., которые выбивают вас из состояния творческого или делового потока и съедают массу времени.

When people say "do you have 5 minutes?" I don't think they're cognizant of the 30+ minutes of context-switching I'd have to do for that 5 minutes.

Когда люди спрашивают «у тебя есть 5 минут?», я не думаю, что они осознают те 30+ минут переключения контекста, которые мне придётся потратить ради этих 5 минут.— Sahil Lavingia (@shl) July 20, 2019

‍Challenge 2: Wrong focus: spending time doing things that feel productive but are actually part of the 80% of things that don’t move the needle.

‍Проблема 2: Неправильный фокус: трата времени на вещи, которые кажутся продуктивными, но на самом деле относятся к тем 80%, которые не двигают дело вперёд.

Challenge 3: Burnout: trying to balance a full-time job, a side hustle, and grow your audience on social.

Проблема 3: Выгорание: попытки совмещать основную работу, побочный проект и наращивание аудитории в соцсетях.

You can overcome all of these challenges by building a better system for improving your weekly productivity.

Все эти проблемы можно преодолеть, выстроив более эффективную систему повышения еженедельной продуктивности.

Here is the 4-question process I follow.

Вот процесс из 4 вопросов, которому я следую.

Question 1: What can I eliminate?

Вопрос 1: Что можно убрать?

Each week, I start by looking at my calendar. I often notice upcoming meetings that I shouldn't have booked, podcasts I don't need to be on, favors for friends of friends that aren't urgent, and other meetings that aren't aligned with my top priorities.

Каждую неделю я начинаю с просмотра календаря. Часто я замечаю предстоящие встречи, которые не стоило назначать, подкасты, в которых мне необязательно участвовать, услуги друзьям друзей, которые не срочны, и другие встречи, не соответствующие моим главным приоритетам.

If I can impart any wisdom to you today, it would be this: eliminate these meetings and learn to say no moving forward. Not good at saying no? Use this template.

Если я могу поделиться с вами одной мудростью сегодня, вот она: уберите эти встречи и научитесь говорить «нет» в будущем. Не умеете говорить «нет»? Используйте этот шаблон.

If you already have a bunch of meetings on your calendar just ask:

Если у вас уже куча встреч в календаре, просто спросите себя:

"Does this move me closer to my most important goals?"

«Приближает ли это меня к моим самым важным целям?»

No: Eliminate

Нет: Убрать

Yes, this is critical: Move to question 2

Да, это критически важно: Переходим к вопросу 2

Question 2: What can I simplify?

Вопрос 2: Что можно упростить?

Once things are eliminated, I begin to simplify.

Когда лишнее убрано, я начинаю упрощать.

Simplification usually comes in the form of simpler processes, a reduction in the scope of work, or being satisfied with an MVP.

Упрощение обычно выражается в более простых процессах, сокращении объёма работы или готовности довольствоваться MVP.

A recent example is a new content production system that I've been working on for the last 3 months. I've simplified my entire process for creating this newsletter, and the content that I produce each day on social media.

Свежий пример — новая система производства контента, над которой я работал последние 3 месяца. Я упростил весь процесс создания этой рассылки и контента, который ежедневно публикую в соцсетях.

What once took me 12-15 hours per week, now only takes me about a total of 7 hours per week.

То, на что раньше уходило 12–15 часов в неделю, теперь занимает всего около 7 часов.

(Note: This 10-step process is from The Content Operating System.)

(Примечание: Этот 10-шаговый процесс взят из The Content Operating System.)

Processes and systems help simplify. Always be on the lookout to improve yours.

Процессы и системы помогают упрощать. Всегда ищите возможности улучшить свои.

“Can this be simplified?”

«Можно ли это упростить?»

Yes: Build out a better process

Да: Выстройте более эффективный процесс

No: Move to question 3

Нет: Переходим к вопросу 3

Question 3: What can I automate?

Вопрос 3: Что можно автоматизировать?

Next, I look for obvious places to insert automation.

Далее я ищу очевидные места для внедрения автоматизации.

A perfect example would be my coaching business. Here's my old process:

Отличный пример — мой коучинговый бизнес. Вот мой старый процесс:

Шаг 1: Закончить ознакомительный звонок и написать письмо с описанием моих услуг. (10 минут)Шаг 2: Когда клиент отвечал, я создавал счёт в Stripe и ждал оплаты. (15 минут)Шаг 3: Я отмечал в Google Calendar, когда отправить следующий счёт, а потом приходилось разыскивать оплату, если она задерживалась. (10 минут)Шаг 4: Я создавал папку в Google Drive и документ для индивидуальной работы, приглашая всех со стороны клиента. (15 минут)

That's almost one hour of my time. So, I moved to automate all of this using Kajabi, AirTable, and Zapier. Now, these 4 steps run completely on their own.

Это почти час моего времени. Поэтому я автоматизировал всё это с помощью Kajabi, AirTable и Zapier. Теперь эти 4 шага выполняются полностью самостоятельно.

“Can this be automated?”

«Можно ли это автоматизировать?»

Yes: Build an automation

Да: Создайте автоматизацию

No: Continue on to question 4

Нет: Переходим к вопросу 4

Question 4: What can I delegate?

Вопрос 4: Что можно делегировать?

Learning to delegate means releasing control of work that is less valuable than the time it would take you, personally, to do.

Научиться делегировать — значит отпустить контроль над работой, которая стоит меньше, чем время, которое вы лично потратили бы на её выполнение.

I delegate to my Virtual Assistant (you can use Upwork or Fiverr instead) using process documents & videos that show her exactly what to do.

Я делегирую своему виртуальному ассистенту (вместо этого можно использовать Upwork или Fiverr), используя инструкции и видео, которые показывают ей, что именно нужно делать.

Here’s a Tweet thread I wrote about my process:

Вот тред в Twitter, который я написал о своём процессе:

Hiring a virtual assistant is life-changing.

My VA saves me ~40 hours of time per month.

Here's exactly how we work together in 6 simple steps.

🧵

Найм виртуального ассистента меняет жизнь. Мой VA экономит мне ~40 часов в месяц. Вот как именно мы работаем вместе — 6 простых шагов. 🧵— Justin Welsh (@thejustinwelsh) May 3, 2022

“Can this be delegated?”

«Можно ли это делегировать?»

Yes: Delegate effectively with a process document + video.

Да: Делегируйте эффективно с помощью инструкции + видео.

No: This is work left to be done by me

Нет: Эту работу предстоит сделать мне самому

So, what’s left?

Итак, что остаётся?

There are 4 non-negotiable pieces of work that end up on my calendar:

В моём календаре остаётся 4 обязательных блока работы:

Взаимодействовать 45–60 минут с аудиторией в LinkedIn и TwitterСоздавать рассылку и контент 3–5 часов (2 раза в неделю)Ходить в спортзал на 90 минутПроводить несколько клиентских звонков

And a normal day usually looks like this:

Обычный день выглядит примерно так:

7:15 – 8:00: Взаимодействие в LinkedIn/Twitter в течение 45 минут8:30 – 10:00: Спортзал с женой Дженнифер10:30 – 14:00: Создание контента и обед14:00 – 16:00: Время для клиентских звонков

In between those time periods, I'll read interesting books, catch up with friends, and spend time with my wife.

В промежутках между этими блоками я читаю интересные книги, общаюсь с друзьями и провожу время с женой.

Of course, there are times when I have projects that fall outside of the 4 categories listed above, but this is a pretty common day for me.

Конечно, бывают проекты, которые выходят за рамки перечисленных 4 категорий, но в целом мой день выглядит именно так.

I hope that this newsletter will help you better organize your day, or take away a few nuggets that you can use to prioritize more effectively.

Надеюсь, эта рассылка поможет вам лучше организовать свой день или даст несколько полезных идей для более эффективной расстановки приоритетов.

That’s a wrap.

На этом всё.

‍Sponsor The Saturday Solopreneur and put your brand or business in front of 175,000+ solopreneurs, entrepreneurs, authors, creators, and makers.

‍Станьте спонсором The Saturday Solopreneur и покажите свой бренд или бизнес 175 000+ солопредпринимателям, предпринимателям, авторам, создателям контента и мейкерам.