Maker's Schedule, Manager's Schedule

July 2009

One reason programmers dislike meetings so much is that they're on a different type of schedule from other people. Meetings cost them more.

There are two types of schedule, which I'll call the manager's schedule and the maker's schedule. The manager's schedule is for bosses. It's embodied in the traditional appointment book, with each day cut into one hour intervals. You can block off several hours for a single task if you need to, but by default you change what you're doing every hour.

When you use time that way, it's merely a practical problem to meet with someone. Find an open slot in your schedule, book them, and you're done.

Most powerful people are on the manager's schedule. It's the schedule of command. But there's another way of using time that's common among people who make things, like programmers and writers. They generally prefer to use time in units of half a day at least. You can't write or program well in units of an hour. That's barely enough time to get started.

When you're operating on the maker's schedule, meetings are a disaster. A single meeting can blow a whole afternoon, by breaking it into two pieces each too small to do anything hard in. Plus you have to remember to go to the meeting. That's no problem for someone on the manager's schedule. There's always something coming on the next hour; the only question is what. But when someone on the maker's schedule has a meeting, they have to think about it.

For someone on the maker's schedule, having a meeting is like throwing an exception. It doesn't merely cause you to switch from one task to another; it changes the mode in which you work.

I find one meeting can sometimes affect a whole day. A meeting commonly blows at least half a day, by breaking up a morning or afternoon. But in addition there's sometimes a cascading effect. If I know the afternoon is going to be broken up, I'm slightly less likely to start something ambitious in the morning. I know this may sound oversensitive, but if you're a maker, think of your own case. Don't your spirits rise at the thought of having an entire day free to work, with no appointments at all? Well, that means your spirits are correspondingly depressed when you don't. And ambitious projects are by definition close to the limits of your capacity. A small decrease in morale is enough to kill them off.

Each type of schedule works fine by itself. Problems arise when they meet. Since most powerful people operate on the manager's schedule, they're in a position to make everyone resonate at their frequency if they want to. But the smarter ones restrain themselves, if they know that some of the people working for them need long chunks of time to work in.

Our case is an unusual one. Nearly all investors, including all VCs I know, operate on the manager's schedule. But Y Combinator runs on the maker's schedule. Rtm and Trevor and I do because we always have, and Jessica does too, mostly, because she's gotten into sync with us.

I wouldn't be surprised if there start to be more companies like us. I suspect founders may increasingly be able to resist, or at least postpone, turning into managers, just as a few decades ago they started to be able to resist switching from jeans to suits.

How do we manage to advise so many startups on the maker's schedule? By using the classic device for simulating the manager's schedule within the maker's: office hours. Several times a week I set aside a chunk of time to meet founders we've funded. These chunks of time are at the end of my working day, and I wrote a signup program that ensures all the appointments within a given set of office hours are clustered at the end. Because they come at the end of my day these meetings are never an interruption. (Unless their working day ends at the same time as mine, the meeting presumably interrupts theirs, but since they made the appointment it must be worth it to them.) During busy periods, office hours sometimes get long enough that they compress the day, but they never interrupt it.

When we were working on our own startup, back in the 90s, I evolved another trick for partitioning the day. I used to program from dinner till about 3 am every day, because at night no one could interrupt me. Then I'd sleep till about 11 am, and come in and work until dinner on what I called "business stuff." I never thought of it in these terms, but in effect I had two workdays each day, one on the manager's schedule and one on the maker's.

When you're operating on the manager's schedule you can do something you'd never want to do on the maker's: you can have speculative meetings. You can meet someone just to get to know one another. If you have an empty slot in your schedule, why not? Maybe it will turn out you can help one another in some way.

Business people in Silicon Valley (and the whole world, for that matter) have speculative meetings all the time. They're effectively free if you're on the manager's schedule. They're so common that there's distinctive language for proposing them: saying that you want to "grab coffee," for example.

Speculative meetings are terribly costly if you're on the maker's schedule, though. Which puts us in something of a bind. Everyone assumes that, like other investors, we run on the manager's schedule. So they introduce us to someone they think we ought to meet, or send us an email proposing we grab coffee. At this point we have two options, neither of them good: we can meet with them, and lose half a day's work; or we can try to avoid meeting them, and probably offend them.

Till recently we weren't clear in our own minds about the source of the problem. We just took it for granted that we had to either blow our schedules or offend people. But now that I've realized what's going on, perhaps there's a third option: to write something explaining the two types of schedule. Maybe eventually, if the conflict between the manager's schedule and the maker's schedule starts to be more widely understood, it will become less of a problem.

Those of us on the maker's schedule are willing to compromise. We know we have to have some number of meetings. All we ask from those on the manager's schedule is that they understand the cost.





Thanks to Sam Altman, Trevor Blackwell, Paul Buchheit, Jessica Livingston, and Robert Morris for reading drafts of this.



Related:

Июль 2009Одна из причин, по которым программисты так не любят совещания, — они живут по другому типу расписания, чем большинство людей. Встречи обходятся им дороже.Существует два типа расписания, которые я буду называть расписанием менеджера и расписанием мейкера. Расписание менеджера — для начальников. Оно воплощено в традиционном еженедельнике, где каждый день разбит на часовые интервалы. При необходимости можно заблокировать несколько часов под одну задачу, но по умолчанию вы меняете занятие каждый час.Когда вы используете время так, договориться о встрече — чисто практическая задача. Найдите свободный слот в расписании, забронируйте его — и всё.Большинство влиятельных людей живут по расписанию менеджера. Это расписание власти. Но есть и другой способ обращения со временем, распространённый среди тех, кто что-то создаёт, — программистов и писателей. Они, как правило, предпочитают оперировать блоками как минимум по полдня. Невозможно нормально писать или программировать часовыми отрезками. Этого едва хватает, чтобы начать.Когда вы работаете по расписанию мейкера, встречи — катастрофа. Одна встреча способна угробить целый день, разбив его на два куска, каждый из которых слишком мал, чтобы сделать что-то по-настоящему сложное. Плюс надо помнить, что нужно на неё прийти. Для человека на расписании менеджера это не проблема: в следующий час всё равно что-то будет, вопрос лишь — что именно. Но если встреча у мейкера, ему приходится о ней думать.Для мейкера встреча — это как выброшенное исключение. Она не просто заставляет переключиться с одной задачи на другую: она меняет режим работы.Я замечаю, что одна встреча иногда может повлиять на весь день. Обычно она съедает как минимум половину дня, ломая утро или вторую половину. Но к этому добавляется ещё и каскадный эффект. Если я знаю, что вторая половина дня будет разбита, я с меньшей вероятностью возьмусь за что-то амбициозное утром. Я понимаю, что это может звучать как излишняя чувствительность, но если вы мейкер — представьте свой собственный случай. Разве у вас не поднимается настроение при мысли о целом свободном дне без единой встречи? Значит, настроение настолько же падает, когда такого дня нет. А амбициозные проекты по определению находятся на пределе ваших возможностей. Даже небольшое падение боевого духа способно их прикончить.Каждый тип расписания работает прекрасно сам по себе. Проблемы начинаются, когда они сталкиваются. Поскольку большинство влиятельных людей живут по расписанию менеджера, они могут заставить всех вокруг резонировать на их частоте, если захотят. Но те из них, кто умнее, сдерживают себя, если знают, что часть их подчинённых нуждается в длинных непрерывных промежутках для работы.У нас случай необычный. Почти все инвесторы, включая всех знакомых мне венчурных капиталистов, живут по расписанию менеджера. А вот Y Combinator работает по расписанию мейкера. Rtm, Trevor и я — потому что всегда так жили, и Jessica тоже, в основном потому что синхронизировалась с нами.Я не удивлюсь, если подобных компаний станет больше. Подозреваю, что основатели всё чаще смогут сопротивляться превращению в менеджеров — или хотя бы откладывать его, — точно так же, как несколько десятилетий назад они начали сопротивляться смене джинсов на костюмы.Как же нам удаётся консультировать столько стартапов, оставаясь на расписании мейкера? Используя классический приём для имитации расписания менеджера внутри расписания мейкера — приёмные часы (office hours). Несколько раз в неделю я выделяю блок времени для встреч с основателями, которых мы профинансировали. Эти блоки приходятся на конец моего рабочего дня, и я написал программу для записи, которая следит, чтобы все встречи в рамках конкретного блока office hours были сосредоточены в его конце. Поскольку они идут в конце моего дня, эти встречи никогда не становятся прерыванием. (Если их рабочий день не заканчивается одновременно с моим, встреча, видимо, прерывает их день, — но раз они сами записались, значит, оно того стоит.) В загруженные периоды office hours иногда становятся такими длинными, что сжимают день, но никогда его не прерывают.Когда мы работали над собственным стартапом в 90-е, я выработал другой приём для разделения дня. Я программировал с ужина примерно до 3 ночи каждый день, потому что ночью никто не мог меня прервать. Потом спал примерно до 11 утра, приходил и до ужина занимался тем, что называл «деловыми штуками». Я никогда не думал об этом в таких терминах, но фактически у меня было по два рабочих дня в сутки — один по расписанию менеджера, другой по расписанию мейкера.Когда вы живёте по расписанию менеджера, вы можете позволить себе то, чего никогда не захотели бы на расписании мейкера: спекулятивные встречи. Можно встретиться с кем-то просто чтобы познакомиться. Если в расписании пустой слот — почему бы и нет? Может, выяснится, что вы можете быть друг другу чем-то полезны.Деловые люди в Кремниевой долине (да и во всём мире) постоянно устраивают такие спекулятивные встречи. Для тех, кто на расписании менеджера, они фактически бесплатны. Они настолько распространены, что для них даже есть особая фраза: например, предложить «grab coffee» — «выпить кофе».Для тех же, кто на расписании мейкера, спекулятивные встречи стоят ужасно дорого. И это ставит нас в довольно неловкое положение. Все считают, что мы, как и другие инвесторы, живём по расписанию менеджера. Поэтому нам представляют людей, с которыми, как им кажется, нам стоит познакомиться, или пишут с предложением выпить кофе. У нас два варианта, и оба плохие: встретиться — и потерять полдня работы, либо попытаться уклониться — и, скорее всего, обидеть человека.До недавнего времени мы и сами не понимали, в чём источник проблемы. Просто принимали как данность, что приходится либо ломать своё расписание, либо обижать людей. Но теперь, когда я разобрался, в чём дело, появляется, возможно, третий вариант: написать что-нибудь, объясняющее эти два типа расписания. Может быть, со временем, когда конфликт между расписанием менеджера и расписанием мейкера станет шире понят, он перестанет быть такой большой проблемой.Те из нас, кто живёт по расписанию мейкера, готовы идти на компромиссы. Мы понимаем, что какое-то количество встреч у нас всё равно будет. Всё, о чём мы просим тех, кто на расписании менеджера, — понимать цену этих встреч. Спасибо Sam Altman, Trevor Blackwell, Paul Buchheit, Jessica Livingston и Robert Morris за чтение черновиков.По теме: