Routines and Tools to Optimize My Day (Guest Post by Susan Shu)

eugeneyan

Начало Статьи Выступления Прототипы Обо мне

Распорядок дня и инструменты для оптимизации времени (гостевой пост Susan Shu)

[ продуктивность ] · 16 мин. чтения

У каждого есть такая подруга: работает на полную ставку, параллельно закончила магистратуру и построила приносящий доход побочный бизнес. И ещё занимается спортом, читает и пишет.

Как им удаётся столько успевать при том же количестве времени?

Я не знаю. Но сегодня мы узнаем это от нашего первого гостя — Susan Shu. Она и есть та самая невероятно продуктивная подруга, о которой я упомянул, и она расскажет о своём распорядке дня и инструментах для оптимизации времени. По сравнению с моим подходом, её метод похож и в то же время совершенно другой — сейчас поймёте. Слово Susan…

• • •

Мне часто хочется, чтобы в сутках было больше часов, особенно когда кажется, что я взяла на себя больше, чем могу потянуть — социальные мероприятия, основная работа и хобби накапливаются. Уверена, я не одинока, и вы тоже наверняка это чувствовали.

Хотя я пока не придумала, как получить больше 24 часов в сутках (всё-таки мы не в мире научной фантастики), мне пришлось выстроить набор привычек и найти эффективные инструменты, которые помогают выжать из времени максимум. Я еженедельно пишу в блог и управляю своей студией видеоигр по вечерам и на выходных, параллельно работая на полную ставку. В прошлом эти привычки и инструменты помогли мне выпустить видеоигру на консолях и в Steam и закончить магистратуру заочно, так что система достаточно надёжная.

Здесь я делюсь подробностями о своём распорядке и инструментах в надежде, что хоть что-то из этого будет полезно и вам. И не волнуйтесь: всё не так сурово, как вы могли подумать. По сути, значительная часть моего распорядка выросла из простого факта — я обожаю кофе. А инструменты, которые я использую, могут оказаться на удивление простыми, вплоть до того, что я реально использую те (многочисленные) бесплатные блокноты и ежедневники, которые раздают на конференциях. Итак, с этим вступлением — поехали!

Ежедневный распорядок: запуск, работа и завершение дня

Утренний распорядок

Приготовление кофе Продуктивная медитация Утренняя зарядка

Я встаю в 6:00 каждый день и крайне редко позволяю себе поспать подольше. Это приобретённый «навык» — я заставила себя ставить будильник за пределами спальни; когда уже встал, чтобы его выключить, начать день намного проще. Даже если я чувствую сонливость, предвкушение следующего этапа — приготовления кофе — не даёт мне вернуться в кровать.

Проснувшись, я сразу начинаю молоть зёрна и варить кофе в моке. Пока жду, могу помыть посуду с прошлого вечера и позавтракать чем-то лёгким (яблоко или хлопья). Я готовлю кофе сама уже много лет: сначала только по выходным, потому что на работе кофе бесплатный, но с пандемии — каждый день. И мне до сих пор не надоедает! Один только аромат свежемолотых зёрен — то, чего я жду с нетерпением.

С завтраком (съеденным или в процессе) и кофе в руке наступает время «продуктивной медитации». Писатель Cal Newport описывает её так: «занять период, когда вы заняты физически, но не умственно, […] и сфокусировать внимание на одной чётко определённой задаче».

Cal Newport о продуктивной медитации.

На практике это означает, что я просто сижу на диване или выхожу на балкон, держа рядом журнал, чтобы записывать хорошие идеи, когда они приходят, и просто смотрю на вид или в пустоту, фокусируясь на конкретной задаче. Задача может меняться каждый день: например, придумать темы для блога или функции для сайта. Эта практика даёт мне отличные результаты, потому что создаёт глубокую спонтанность, при которой мозг генерирует идеи, которые никогда не пришли бы в голову в режиме исполнения. Более того, именно эти идеи определяют, что я делаю в режиме исполнения.

Темы для блога, записанные в журнале во время сеансов продуктивной медитации.

С момента пробуждения и до этого момента я стараюсь не проверять телефон, потому что это моментально выбивает меня из продуктивной медитации. Затем наступает время утренней тренировки — в основном упражнения с собственным весом, — которая заряжает энергией на весь рабочий день.

Рабочий день

Приоритизация Аффирмация «Я выполню [задачи]» Помодоро и запланированные перерывы

В начале рабочего дня я просматриваю бэклог и быстро расставляю приоритеты, после чего произношу аффирмацию по выбранным задачам, например: «Я обязательно допишу юнит-тесты сегодня». Я возвращаюсь к этой аффирмации в течение дня, если теряю фокус.

Я использую технику помодоро уже много лет, и рабочий день — не исключение. Я считаю, что таймеры для сфокусированной работы и запланированных перерывов помогают мне делать больше за меньшее время. Поскольку я работаю в data science как индивидуальный контрибьютор (не менеджер), у меня больше свободы в управлении временем — более длинные промежутки без совещаний, — и сейчас у меня хороший баланс глубокой и неглубокой работы. Во время перерывов помодоро я сижу в соцсетях, решаю бытовые дела или навожу порядок.

В течение рабочего дня я обязательно делаю настоящий обеденный перерыв вдали от монитора, потому что моя продуктивность и ясность ума резко падают, если я слишком долго нахожусь в режиме фокусировки — то, что обычно называют «мозговым туманом». Иногда я настолько в потоке, что трудно себя остановить (это почти вызывает зависимость), но я стараюсь перезагрузиться, чтобы не оказаться в тумане после обеда.

Вечер и ритуал завершения дня

Дневная/вечерняя тренировка (15 минут) Помодоро Отдых Ведение журнала

Позже днём я выкраиваю 15-минутную тренировку — танцы под K-pop, чтобы освежиться. Обычно это после основной работы, но если днём накапливается особенная умственная усталость, я лучше возьму 20-минутный перерыв, сделаю быструю тренировку и вернусь к глубокой работе в более бодром состоянии.

Сейчас я стараюсь не заниматься интенсивной глубокой работой после основной работы. Раньше было иначе — когда я писала сценарии и код для своей первой коммерческой видеоигры, работая на полную ставку, — я блокировала вечера для глубокой работы. Теперь я нанимаю подрядчиков для части креативной работы, которую раньше делала сама, поэтому вечером можно спокойно ими управлять — своеобразная инверсия ролей из концепции «расписание создателя vs. расписание менеджера».

На еженедельной основе я провожу социальные звонки, кофе-чаты и встречи через Lunchclub по вечерам. У меня есть повторяющиеся временные блоки для этих активностей, так что мне практически не нужно думать о планировании. Если в будущем я сокращу количество таких встреч, я просто использую это зарезервированное время для чего-то другого; мне сложно впустую потратить этот час.

По вечерам, когда у меня нет запланированных созвонов, я использую это время для блоговых помодоро. Я обычно начинаю расслабляться только после 8 вечера, когда все обязательства выполнены.

Наконец, завершающая часть моего распорядка критически важна, чтобы мозг не был гиперактивным, когда я пытаюсь заснуть. Она начинается около 22:00, а засыпаю я примерно в 22:30–23:00. Я заполняю ежедневный журнал, дописываю пропущенные записи и подвожу итоги по трекерам: например, сколько помодоро я сделала или выполнила ли я планку в этот день. Подробнее о журнале — ниже (раздел Инструменты) и в этой статье.

Новые привычки легко встраиваются благодаря этому распорядку

Обычно я привязываю новые привычки к ежедневному кофейному ритуалу. Например, когда я начала делать утреннюю зарядку, вместо формулировки «ежедневная тренировка» я определила это как «ежедневная тренировка после кофе». Это гарантирует, что все вышеперечисленные пункты моего распорядка выполняются очень стабильно. (Потому что от кофе отказаться невозможно!)

Аналогично для дневных активностей я привязываю их к концу рабочего дня, который наступает независимо от моего желания. Этот ментальный «трюк» встраивает новые привычки в цепочку действий, которые я и так выполняю, и не даёт пропустить их, если просто «нет настроения».

Правила снижают когнитивную нагрузку при принятии решений

Теперь, когда я описала структуру ежедневного распорядка, представлю три дополнительных правила, которые помогают мне с принятием решений в течение дня. Они гарантируют, что я сохраняю максимум умственной энергии для сфокусированной работы, а не трачу её на борьбу с соблазнами или отвлечениями.

Во-первых, у меня есть расписание приёмов пищи, чтобы меня не отвлекали походы к холодильнику. Это экономит моё время: неважно, работаю я в офисе или дома — легко отвлечься на перекус, когда скучно. Вместо того чтобы спорить с самой собой, съесть шоколадный круассан сейчас или позже (читатель, вы тоже так делаете — я знаю), я просто смотрю, совпадает ли сейчас с одним из запланированных приёмов пищи. Если нет — решение уже принято за меня: подождать до следующего приёма пищи, и я не отвлекаюсь от глубокой работы.

Второе правило — «не разрывать цепочку» привычек, которые я отслеживаю. Сейчас это ежедневные упражнения и завтрак. Это действия, которые я могла бы пропускать, если бы не вела учёт в журнале — там не спрячешься, если не сделала. Это отлично работает при наращивании привычек: например, я приучила себя не пропускать завтрак через отслеживание. Я не разрывала цепочку ежедневных танцев/прогулок (на выбор) с ноября прошлого года (2019); начала отслеживать планку в начале пандемии 2020 года и тоже ни разу не пропустила с тех пор.

Третье правило — я не беру телефон в спальню: это зона без электроники. Разрешён только журнал. Это радикально улучшает качество сна, а также помогает просыпаться — ведь мне нужно выйти из комнаты, чтобы выключить будильник.

Подводя итог: распорядок и правила помогают мне сохранять когнитивный ресурс изо дня в день. Я использую эти системы, чтобы сократить спонтанное планирование и борьбу с прокрастинацией — особенно в случае ежедневных упражнений, — что существенно высвобождает умственные ресурсы и усиливает концентрацию. Могу уверенно сказать, что была бы вдвое менее продуктивна и, вероятно, всё равно бы выгорала, если бы не этот распорядок и правила.

Мы рассмотрели макроструктуру, а теперь погрузимся в микро: инструменты, которые я использую, чтобы задачи, которыми я заполняю своё время, выполнялись гладко и эффективно.

Инструменты

Заметки и планирование на высоком уровне — бумажный журнал для всего

Я использую эту систему журналирования уже 3 года, заполнив множество томов один за другим.

Я использую систему журналирования, которая в общих чертах основана на bullet journaling.

Я убрала из системы Bullet Journal всё, что мне не подходит (а это большая часть); например, я не веду расписание и не рисую календарь от руки в журнале. Система — это рекомендация, а не правило. Я никогда не читала «официальную» книгу и не покупаю «официальные планировщики Bullet Journal». На мой взгляд, это просто мерч. Я использую бесплатные блокноты с конференций или простой блокнот в линейку от Muji за $5. У меня нет красивого оформления или леттеринга в журнале. KISS.

Оглавление позволяет находить важные заметки. Стикер перевёрнут: это том 18.

Я описываю, как завести журнал с чистого блокнота в этой статье. Все мои идеи и ежедневное отслеживание привычек (например, сделала ли я планку, как упоминалось в разделе Распорядок) записываются в журнал, а для навигации по прошлым идеям я веду оглавление в каждом томе. Я легко нахожу идеи для книг, блога или игр, записанные месяцы или годы назад.

Ещё я записываю некоторые события дня, например «ужин с X, говорили о его переезде в Монреаль». Не знаю, зачем я до сих пор это делаю — к этим записям я возвращаюсь крайне редко, если вообще возвращаюсь. Но поскольку я делаю это в конце дня, это скорее рефлексия и способ упорядочить мысли в рамках ритуала завершения дня, а не что-то для практических целей в будущем.

Управление временем, планирование и список задач

Пример календаря на выходные, включая социальные звонки, домашние дела и блоки помодоро.

Для управления временем я использую Google Calendar. Там всё: планы, блоки глубокой работы и даже домашние дела вроде стирки. Я не веду отдельные списки задач — вместо этого сразу ставлю то, что нужно сделать, в календарь. Если не успела выполнить задачу, просто перетаскиваю её на другой свободный слот. В тех случаях, когда я планирую списки задач в бумажном журнале, я как можно скорее переношу пункты в календарь.

Пример того, как я использую календарь в качестве списка задач.

Фокусировка и помодоро

Для таймирования помодоро-сессий я использую самые простые инструменты. По сути, помодоро можно засекать даже обычными настенными часами. Я не использую сторонние приложения, «про-версии» или подписки, потому что никакие навороты не помогут мне волшебным образом обрести концентрацию.

Встроенный таймер Windows.

Встроенные часы Windows (компьютер для разработки игр и гейминга) Как вариант — сайт eggtimer: у меня в закладках 50 минут и 10 минут на рабочем MacBook и Linux-машине Стандартное приложение часов Android (если использую телефон как таймер)

Рабочие заметки

На каждом новом рабочем ноутбуке я создаю папку и просто создаю .md-файлы на каждый день с именованием [yyyy-mm-dd].md. Они всегда хранятся офлайн, и когда я меняю рабочий компьютер или ухожу с позиции, я просто удаляю папку, которая затем очищается.

Лучшее в этих заметках — то, что они работают как одноразовая персональная Wiki: с помощью функции «поиск по проекту» в любом редакторе кода или IDE я могу найти фрагменты кода из давних времён. Например, если я возвращаюсь к проекту на PySpark, могу искать любое ключевое слово, которое помню, скажем import mllib. Когда я уходила с предыдущей позиции, эти ежедневные заметки сильно упростили написание документации для передачи дел.

Чтение

Для книг я в основном использую приложение Kindle (в браузере) или Google Play Книги (в браузере); у меня нет настоящего Kindle, а из-за частых переездов у меня всего ~5 бумажных книг (Cal Newport, Scott Young, Lilly Singh — если назвать некоторых авторов). Или я транслирую экран телефона на телевизор через Chromecast и читаю так. Я делаю выделения и пишу заметки, но редко к ним возвращаюсь — предпочитаю перечитывать отдельные главы или всю книгу целиком.

Иногда я читаю с телефона, но не люблю этот опыт для длительных сеансов; экраны телефонов для меня слишком маленькие (у меня OnePlus 5T, а это уже 6.01"). Также я не смотрю видео с телефона, потому что мне это не нравится. Возможно, эта привередливость спасла меня от зависимости от TikTok…

Как я сохраняю статьи для чтения в Chrome на мобильном — 7 открытых вкладок.

Я не использую ничего специального для сохранения статей — просто не закрываю их в закладках Chrome. Или скидываю ссылки для чтения самой себе в Slack или WhatsApp. Если я не вспомню прочитать статью через пару недель — значит, она изначально не была срочной или важной.

Если в книге или статье есть действительно отличные цитаты, я переписываю их в бумажный журнал и указываю номер страницы в оглавлении.

Написание блога

Общий план именно этого поста в блоге. Некоторые пункты не вошли в финальную версию.

Я веду постоянный список идей в своих бумажных журналах.

Как выглядит этот фрагмент блога в Visual Studio Code в формате Markdown.

Я пишу блог в Markdown в Visual Studio Code с функцией предпросмотра Markdown, плагином «markdownlint» для линтинга и плагином «SpellChecker» (работает офлайн).

Я использую плагин SpellChecker с момента создания блога (2017), но никогда не проверяла его рейтинги или популярность до момента написания этой статьи (2020) — 12 оценок со средним 4/5 звёзд. Тем не менее он работает; если проверка орфографии выдаёт предупреждения, с которыми я не согласна, я просто гуглю. Я тут не докторскую по филологии пишу. Как видите, при выборе инструментов я обычно следую принципу KISS.

Написание сценариев для игр

Для написания художественных текстов я использую Scrivener, потому что обзор на высоком уровне очень важен.

Поскольку написание сюжета для видеоигры похоже на написание художественной литературы, в нём гораздо больше метаданных: нужно отслеживать выборы игрока и их последствия, детали вымышленного мира, ветвящиеся диалоги, игровую механику, предзнаменования и многое другое. Поэтому мне нравится использовать Scrivener и его функцию пробковой доски, чтобы смотреть на сториборд целиком и быстро оценивать сцены (никто не любит сюжетные дыры!)

Часто слышу, что интерфейс Scrivener не самый лучший, и я с этим согласна; но интерфейс — не то, ради чего я его использую. Я бы сказала, это скорее инструмент для организации + написания текстов. Если нужен чисто писательский инструмент — вариантов масса. Упоминаю это, потому что написание сценариев для игр — процесс, который я организую иначе, чем написание блога.

Написание кода

Для написания кода я использую Visual Studio Code — как на работе, так и на личных машинах.

Для отладки на работе я использую Python Debugger и его интерактивную оболочку. Это просто зависит от стека компании.

Терминал Hyper и расширение Hyperpower для дополнительных визуальных эффектов.

На Windows ради развлечения я использую терминал Hyper. Он просто гораздо веселее, что приятно при работе с PowerShell. На Linux и Mac мне это не нужно…

На этом обзор инструментов, которые я использую ежедневно для создания и разработки, завершён. Без них мне было бы гораздо сложнее вести блог, делать видеоигры, строить разные побочные проекты и зарабатывать на жизнь в целом. Однако всегда есть пространство для улучшения, поэтому буду рада любым предложениям и рекомендациям!

Заключение

Итак, вот они — распорядок и инструменты, которые помогают мне выжать чуть больше времени из каждого дня. Я постоянно ищу способы их улучшить, так что буду рада предложениям! ([email protected] или добавляйте меня в LinkedIn.)

Мне бы очень хотелось узнать, что в этой статье вас удивило и что совпадает с вашими привычками. Если вам понравилась эта статья, обязательно загляните к моему коллеге по продуктивности и data science Eugene Yan — в его пост о распорядке и инструментах для достижения большего меньшими усилиями!

Как некоторые люди умудряются работать на полную ставку, учиться заочно, запускать побочный бизнес и при этом заниматься спортом, читать и писать? Я не знаю, но на этой неделе моя подруга @susan_shuc приоткрывает завесу над своими инструментами и привычками продуктивности — интересно, как они одновременно похожи и различаются. https://t.co/yh8l8SWW0K— Eugene Yan (@eugeneyan) 23 сентября 2020

Если вы нашли это полезным, пожалуйста, цитируйте этот материал как:

Yan, Ziyou. (Sep 2020). Routines and Tools to Optimize My Day (Guest Post by Susan Shu). eugeneyan.com. https://eugeneyan.com/writing/favorite-productivity-coffee-routines-habits/.

или

@article{yan2020productivity2, title = {Routines and Tools to Optimize My Day (Guest Post by Susan Shu)}, author = {Yan, Ziyou}, journal = {eugeneyan.com}, year = {2020}, month = {Sep}, url = {https://eugeneyan.com/writing/favorite-productivity-coffee-routines-habits/} }

Присоединяйтесь к 11 800+ читателям, получающим обновления о машинном обучении, RecSys, LLM и инженерии.